Fac simile accordo commerciale tra ristorante e bar

Stipulare un accordo commerciale tra un ristorante e un bar richiede più di buona volontà: serve chiarezza sui ruoli, sulle responsabilità e sui flussi economici per prevenire incomprensioni che possono compromettere l’attività. Questa guida accompagna proprietari e gestori passo dopo passo nella redazione di un contratto efficace, indicando le clausole essenziali — oggetto e durata dell’accordo, ripartizione dei ricavi e dei costi, gestione del personale, forniture, requisiti normativi, responsabilità e assicurazioni, nonché le modalità di risoluzione delle controversie.

L’approccio è pratico e orientato al rischio: suggeriremo formulazioni chiare, esempi di clausole e controlli da eseguire prima della firma, senza dimenticare le verifiche amministrative e sanitarie imprescindibili per il settore. Infine, consigliamo quando è opportuno ricorrere a un consulente legale per adattare il testo alle specifiche esigenze locali e garantire che l’accordo protegga equamente entrambe le parti.

Come scrivere un accordo commerciale tra ristorante e bar

Per redigere un accordo commerciale tra un ristorante e un bar è necessario procedere con cura, precisione e attenzione alle responsabilità operative e ai rischi economici delle parti, traducendo gli accordi verbali in clausole chiare che definiscano obblighi, diritti, meccanismi di controllo e rimedi in caso di inadempimento. Il primo passo è stabilire con precisione chi sono le parti: indicare la ragione sociale, la forma giuridica, la sede legale, il rappresentante legale e i dati fiscali e di iscrizione al registro delle imprese. Nelle premesse (ricostruzioni delle motivazioni e degli obiettivi commerciali) si devono descrivere lo scopo dell’intesa, che può essere, per esempio, la gestione congiunta di un’area somministrazione, la fornitura esclusiva di bevande, la concessione d’uso di spazi o attrezzature, oppure una collaborazione promozionale. Le premesse servono a chiarire il contesto e a orientare l’interpretazione dei singoli articoli, ma non sostituiscono clausole operative esaustive.

È fondamentale definire un articolato di definizioni: ogni termine ricorrente che abbia impatti sui diritti e sugli obblighi delle parti va spiegato una volta per tutte (per esempio “Prodotti”, “Area Convenzionata”, “Giorni di attività”, “Incassi”, “Costo Materie Prime”, “Personale”). Usare termini definiti evita ambiguità contrattuali e facilita la stesura delle obbligazioni. A seguire bisogna descrivere con precisione l’oggetto dell’accordo, specificando ciò che viene fornito o concesso, le modalità e i limiti di utilizzo degli spazi, dei beni e dei marchi, nonché il livello di esclusività previsto: se una parte ottiene diritti esclusivi di fornitura o vendita, la clausola deve delimitare tempi, prodotti e aree geografiche.

Le condizioni economiche richiedono particolare attenzione perché sono il cuore del rapporto commerciale. Va indicato con chiarezza il meccanismo di remunerazione, che può essere un canone fisso, una percentuale sugli incassi, un rimborso delle materie prime con margine, un accordo misto oppure l’obbligo di un minimo garantito. Ogni meccanismo deve essere corredato da regole su come si calcolano gli incassi e le deduzioni consentite, sui tempi di fatturazione e pagamento e sulle cause di rettifica (resitui, sconti, frodi). È opportuno stabilire i termini di fatturazione, la valuta, gli interessi di mora in caso di ritardo e le garanzie richieste per l’adempimento (polizze fidejussorie, cauzioni). Se si prevede una condivisione degli incassi, il metodo di verifica e i diritti di controllo devono essere dettagliati: per esempio, frequenza dei rendiconti, modalità di registrazione delle vendite, accesso alle registrazioni POS e diritto ad audit contabili.

Le responsabilità operative e i livelli di servizio devono essere disciplinati con chiarezza. Se il ristorante fornisce cucina e il bar gestisce le bevande, occorre stabilire chi si occupa di approvvigionamento, stoccaggio e controllo qualità, quali standard igienico-sanitari valgono e chi è responsabile del rispetto della normativa alimentare e delle licenze per la somministrazione di alcolici. Le clausole relative al personale devono indicare soggetti assunti, ruoli, orari, formazione, oneri contributivi e chi risponde per eventuali infortuni o violazioni lavoristiche. È utile prevedere garanzie che le forniture rispettino standard qualitativi, e rimedi per prodotti difettosi o non conformi. La gestione di rifiuti, pulizie e manutenzione ordinaria e straordinaria deve essere normalizzata, indicando chi paga e chi coordina gli interventi.

Gli aspetti autorizzativi e assicurativi non possono essere trascurati. Il contratto deve richiedere che ciascuna parte detenga e mantenga valide tutte le autorizzazioni, licenze e permessi necessari per lo svolgimento dell’attività (tra cui licenza di somministrazione, permessi sanitari, autorizzazioni comunali per musica e intrattenimento) e deve prevedere l’obbligo di comunicare tempestivamente qualsiasi sospensione o revoca. Le coperture assicurative obbligatorie (responsabilità civile verso terzi, incendio, danni alle attrezzature, RCO per dipendenti) devono essere definite con massimali minimi e prevedere l’obbligo di esibire polizze e quietanze.

Nel redigere le clausole di durata, rinnovo e recesso è importante bilanciare la stabilità commerciale con la flessibilità per eventi imprevedibili. Si stabilisce un termine iniziale, le condizioni e le modalità per il rinnovo automatico o negoziato, i termini di preavviso per il recesso e le eventuali penali in caso di risoluzione anticipata senza giusta causa. Le ipotesi di risoluzione per inadempimento vanno descritte: quali violazioni sono considerate gravi, i termini per la contestazione e l’eventuale periodo per la sanatoria prima della risoluzione definitiva. Inserire clausole di forza maggiore limita la responsabilità in caso di eventi straordinari; tali clausole dovrebbero elencare esempi di eventi, prevedere obblighi di comunicazione e i tempi entro i quali l’effetto della forza maggiore può giustificare la sospensione o la risoluzione del rapporto.

Sulla responsabilità civile e sulle garanzie è cruciale essere espliciti. Si devono prevedere dichiarazioni e garanzie reciproche su piena titolarità dei diritti e non violazione di terzi, assenza di pendenze giudiziarie che possano compromettere l’esecuzione dell’accordo e conformità alle leggi applicabili. Le clausole di indennizzo devono stabilire chi indennizza chi e per quali danni, distinguendo fra danni diretti, indiretti e perdita di profitto, e fissando o escludendo limiti di responsabilità ove ritenuto opportuno. Per evitare controversie lunghe e costose è consigliabile inserire meccanismi di gestione delle controversie: procedure di negoziazione preventiva, mediazione obbligatoria e, in ultima istanza, arbitrato o competenza giudiziaria. Se si opta per l’arbitrato va specificata la sede, le regole che lo governano e la lingua dell’arbitrato.

La tutela della riservatezza e della proprietà intellettuale è spesso determinante, specie quando il ristorante e il bar condividono ricette, marchi, strategie promozionali o dati clienti. Le clausole di riservatezza devono definire cosa si considera informazione confidenziale, la durata dell’obbligo e le esclusioni (informazioni ottenute da terzi o già di pubblico dominio). Per i marchi si devono regolare i diritti d’uso e i limiti all’applicazione del logo o di materiale promozionale, prevedendo la restituzione o distruzione di materiali alla cessazione del rapporto. Nel contesto della protezione dei dati personali è necessario rispettare la normativa vigente: definire se una parte è titolare o responsabile del trattamento, indicare le finalità, le misure di sicurezza e gli obblighi di collaborazione in caso di richieste da parte degli interessati o di autorità di controllo.

I meccanismi di controllo e audit contribuiscono a mantenere la trasparenza del rapporto. Stabilire la frequenza dei rendiconti finanziari, i diritti di accesso ai registri, le modalità di riconciliazione e i limiti alla verifica consente di risolvere rapidamente discrepanze. È bene prevedere anche KPI operativi (ad esempio tassi di rotazione delle scorte, standard di servizio) e i rimedi per il mancato raggiungimento degli obiettivi. Le clausole relative alla documentazione e agli allegati sono importanti: ogni listino, planimetria dei locali, inventario iniziale, elenco di attrezzature e licenze operative andrebbero allegati come schedule che fanno parte integrante del contratto.

Non trascurare le clausole standard che regolano la vita contrattuale: modalità di comunicazione e notifiche, divieto di cessione senza consenso, clausola di salvaguardia in caso di invalidità parziale, integrazione dell’accordo con l’intero contenuto scritto e esclusione di patti verbali e procedure di modifica che richiedono la forma scritta per essere efficaci. Infine, prevedere una sezione per le firme, con la data e il luogo di sottoscrizione, e l’indicazione di eventuali testimoni o forma di autenticazione se richiesta dalla legge locale.

Nel corso della negoziazione mantenere un approccio pratico e orientato al rischio è essenziale: identificare le principali esposizioni economiche e operative, valutare chi è nelle condizioni migliori per sopportare ciascun rischio e tradurlo in obblighi e garanzie. Usare un linguaggio chiaro, evitare ambiguità e ripetizioni contraddittorie, e corredare il testo con allegati tecnici riduce le possibilità di contestazione. Prima della firma è consigliabile far revisionare il testo da un avvocato esperto in diritto commerciale e della somministrazione, per adeguarlo alla normativa locale su alcolici, igiene e lavoro, e per verificare la validità delle clausole relative a limitazioni di responsabilità e penali.

Per avere un contratto operativo fin dall’inizio, assicurarsi che siano depositati e allegati al testo tutti i documenti di supporto: copie delle licenze, polizze assicurative, planimetrie, inventari iniziali e listini concordati. Dopo la sottoscrizione, mantenere un registro delle comunicazioni e delle modifiche concordate e prevedere momenti di revisione periodica per adattare l’accordo a cambiamenti normativi o di mercato. Questo approccio pragmatico e dettagliato, unito al controllo professionale di un consulente legale, consente di costruire un accordo commerciale equilibrato, sostenibile e affidabile tra un ristorante e un bar.

Modello accordo commerciale tra ristorante e bar

ACCORDO COMMERCIALE TRA RISTORANTE E BAR

Tra
1) Il Ristorante: _____________, con sede legale in _____________, C.F./P.IVA _____________, rappresentato da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Ristorante”);
e
2) Il Bar: _____________, con sede legale in _____________, C.F./P.IVA _____________, rappresentato da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Bar”);
congiuntamente le “Parti”.

Premesse
Le Parti intendono regolare i termini e le condizioni della collaborazione commerciale relativa alla gestione congiunta di servizi di ristorazione e somministrazione di bevande presso i locali descritti nel presente accordo.

Articolo 1 – Oggetto
1.1 Il presente accordo ha per oggetto la regolamentazione delle attività commerciali svolte congiuntamente da Ristorante e Bar presso i locali ubicati in _____________ (di seguito “Locali”), e comprende la fornitura di prodotti, servizi di somministrazione, uso di locali e ogni altra attività accessoria concordata fra le Parti.
1.2 Le attività dettagliate nell’ambito del presente accordo sono: _____________.

Articolo 2 – Durata
2.1 Il presente accordo ha durata di _____________ anni, con decorrenza dal _____________ e scadenza il _____________, salvo quanto previsto all’Articolo 13.
2.2 Alla scadenza il contratto potrà essere rinnovato previo accordo scritto delle Parti con almeno _____________ giorni di preavviso.

Articolo 3 – Modalità operative e orari
3.1 L’uso dei Locali concordato è il seguente: aree destinate a _____________, orari di apertura _____________, giorni di apertura _____________.
3.2 Eventuali variazioni di orario o di utilizzo delle aree comuni dovranno essere concordate per iscritto tra le Parti.

Articolo 4 – Obblighi del Ristorante
4.1 Il Ristorante si impegna a: a) fornire i servizi di cucina e pasti come da menù concordato; b) garantire standard di qualità e igiene conformi alla normativa vigente; c) provvedere alla formazione del proprio personale.
4.2 Dettaglio dei servizi e del menù: _____________.

Articolo 5 – Obblighi del Bar
5.1 Il Bar si impegna a: a) fornire bevande alcoliche e analcoliche come da listino concordato; b) assicurare la conformità alle normative in materia di somministrazione di bevande; c) gestire la fornitura e l’approvvigionamento dei prodotti bar.
5.2 Listino e assortimento: _____________.

Articolo 6 – Condizioni economiche e pagamenti
6.1 Corrispettivi:
a) Canone fisso mensile a carico del Bar/Ristorante: _____________ EUR;
b) Percentuale sulle vendite (revenue share): _____________% a favore di _____________.
6.2 Modalità di rendicontazione e pagamento: rendiconto delle vendite entro il giorno _____________ di ogni mese, pagamento entro _____________ giorni dalla data di rendiconto mediante bonifico su conto corrente intestato a _____________ IBAN _____________.
6.3 Deposito cauzionale a garanzia degli obblighi: importo _____________ EUR, restituibile alla scadenza previa verifica di eventuali danni o importi dovuti.

Articolo 7 – Licenze, autorizzazioni e conformità normativa
7.1 Ciascuna Parte dichiara di essere in possesso delle necessarie autorizzazioni e licenze per lo svolgimento della propria attività e si impegna a mantenerle valide per tutta la durata del contratto.
7.2 Ogni Parte si impegna a rispettare la normativa igienico-sanitaria, sicurezza sul lavoro, normativa fiscale e ogni altro obbligo di legge applicabile alla propria attività.

Articolo 8 – Personale
8.1 Il personale impiegato dal Ristorante è sotto la direzione e responsabilità del Ristorante; il personale impiegato dal Bar è sotto la direzione e responsabilità del Bar.
8.2 Le Parti provvederanno autonomamente a tutti gli adempimenti previdenziali, assicurativi e fiscali relativi al proprio personale.

Articolo 9 – Fornitura, qualità e prezzi dei prodotti
9.1 Le Parti concordano standard di qualità per prodotti alimentari e bevande; eventuali variazioni dovranno essere concordate per iscritto.
9.2 Prezzi al dettaglio al pubblico: i prezzi applicati ai clienti saranno concordati come segue: _____________.

Articolo 10 – Marketing e promozioni
10.1 Le iniziative promozionali comuni dovranno essere pianificate congiuntamente; i costi e la ripartizione saranno concordati preventivamente e per iscritto.
10.2 L’uso dei marchi, loghi e materiali promozionali di ciascuna Parte richiede consenso scritto.

Articolo 11 – Esclusiva
11.1 Le Parti concordano la seguente clausola di esclusiva: _____________. (Se nessuna esclusiva: indicare “nessuna esclusiva” con firma concordata.)

Articolo 12 – Manutenzione, pulizia e responsabilità dei locali
12.1 Spese ordinarie di manutenzione e pulizia a carico di: _____________.
12.2 Interventi di manutenzione straordinaria saranno concordati e a carico di: _____________.
12.3 Danni ai Locali o alle attrezzature dovuti a negligenza o dolo saranno risarciti dalla Parte responsabile.

Articolo 13 – Assicurazioni
13.1 Ciascuna Parte è tenuta a sottoscrivere e mantenere in vigore polizze assicurative adeguate per responsabilità civile verso terzi, danni ai beni e infortuni del personale, per un massimale minimo di _____________ EUR per sinistro.
13.2 Le Parti si scambieranno copia delle polizze e delle ricevute di pagamento entro _____________ giorni dalla data di sottoscrizione del presente accordo.

Articolo 14 – Indennizzo e limitazione di responsabilità
14.1 Ogni Parte terrà indenne e manleverà l’altra Parte da richieste, azioni, danni, perdite e spese derivanti da violazioni dei propri obblighi contrattuali o da condotte illecite o negligenti del proprio personale.
14.2 La responsabilità per danni indiretti, lucro cessante o perdite di opportunità sarà limitata a _____________ EUR salvo dolo o colpa grave.

Articolo 15 – Risoluzione e recesso
15.1 Il presente accordo potrà essere risolto per inadempimento grave di una Parte non sanato entro _____________ giorni dalla notificazione scritta dell’inadempimento.
15.2 Ciascuna Parte può recedere anticipatamente con un preavviso scritto di _____________ giorni, salvo diverse previsioni per inadempimento.

Articolo 16 – Conseguenze della cessazione
16.1 Alla cessazione del contratto le Parti provvederanno a: riconsegnare i Locali nello stato concordato, regolare eventuali saldi economici, risolvere pendenze contrattuali e restituire beni o attrezzature di proprietà dell’altra Parte.
16.2 Eventuali forniture in corso saranno completate secondo modalità concordate per iscritto.

Articolo 17 – Riservatezza
17.1 Le Parti si impegnano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali ricevute nell’ambito del presente accordo e a non divulgarle a terzi senza il previo consenso scritto dell’altra Parte, salvo obblighi di legge.
17.2 L’obbligo di riservatezza permane per la durata del contratto e per _____________ anni successivi alla cessazione.

Articolo 18 – Protezione dei dati personali
18.1 Le Parti si impegnano a conformarsi alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale applicabile) relativamente ai dati trattati nello svolgimento delle attività oggetto del presente accordo.
18.2 Eventuali ruoli di titolare/responsabile del trattamento saranno definiti in separato incarico scritto.

Articolo 19 – Forza maggiore
19.1 Nessuna delle Parti sarà ritenuta responsabile per l’inadempimento totale o parziale degli obblighi contrattuali se tale inadempimento è causato da eventi di forza maggiore, inclusi ma non limitati a calamità naturali, incendi, pandemie, atti governativi, scioperi e interruzioni di servizi essenziali.
19.2 La Parte interessata da evento di forza maggiore dovrà darne comunicazione scritta all’altra Parte entro _____________ giorni dall’insorgenza dell’evento.

Articolo 20 – Cessione e trasferimento
20.1 Nessuna delle Parti potrà cedere o trasferire a terzi i diritti e gli obblighi derivanti dal presente accordo senza il consenso scritto dell’altra Parte, salvo diversa pattuizione per cessione di ramo d’azienda.

Articolo 21 – Comunicazioni
21.1 Tutte le comunicazioni previste dal presente accordo dovranno essere effettuate per iscritto e trasmesse a:
– Per il Ristorante: indirizzo PEC/Email _____________, telefono _____________;
– Per il Bar: indirizzo PEC/Email _____________, telefono _____________.
21.2 Le comunicazioni si considerano validamente effettuate se inviate a tali indirizzi e, se a mezzo posta ordinaria, decorsi _____________ giorni dalla data di spedizione.

Articolo 22 – Legge applicabile e Foro competente
22.1 Il presente accordo è regolato dalla legge italiana.
22.2 Per ogni controversia derivante dal presente accordo, le Parti convengono la competenza esclusiva del Foro di _____________, salvo che le Parti non concordino una soluzione alternativa in sede di mediazione o arbitrato.

Articolo 23 – Clausole finali
23.1 Il presente accordo costituisce l’intero accordo tra le Parti in relazione all’oggetto e sostituisce ogni precedente intesa, scritta o orale.
23.2 Ogni modifica o integrazione al presente accordo dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
23.3 Qualora una o più disposizioni del presente accordo risultassero invalide o inefficaci, le restanti disposizioni rimarranno comunque valide ed efficaci; le Parti si impegnano a sostituire la disposizione invalida con una valida che ne realizzi il più possibile l’intento economico e giuridico.

Letto, confermato e sottoscritto.

Data: _____________

Per il Ristorante
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________

Per il Bar
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________