Fac simile accordo di collaborazione tra associazioni​

Un accordo di collaborazione tra associazioni è lo strumento che traduce in termini chiari obiettivi condivisi, responsabilità operative e regole di gestione di risorse e rischi: una buona introduzione evita malintesi e protegge la relazione nel medio-lungo periodo. Questa guida offre un percorso pratico per costruire un documento chiaro, equilibrato e adattabile, che coniughi esigenze giuridiche, trasparenza amministrativa e sostenibilità dell’iniziativa. Scoprirete come definire finalità e ambito dell’accordo, ripartire ruoli e attività, stabilire criteri di gestione economica e rendicontazione, disciplinare proprietà intellettuale, responsabilità e modalità di uscita, e impostare meccanismi di governance e risoluzione delle controversie. L’approccio privilegia semplicità e chiarezza linguistica senza rinunciare alla precisione tecnica, con indicazioni pratiche per personalizzare il testo in base alla natura delle associazioni coinvolte e alla normativa locale: si raccomanda comunque di consultare un consulente legale prima della sottoscrizione.

Come scrivere un accordo di collaborazione tra associazioni​

Per impostare un accordo di collaborazione tra associazioni è utile pensare prima di tutto al rapporto che si vuole regolare: definire con precisione lo scopo comune, i risultati attesi e l’orizzonte temporale consente di costruire un testo che non lasci spazio a interpretazioni divergenti. All’inizio del documento conviene inserire una premessa che ricostruisca brevemente le ragioni della collaborazione, indicando le parti coinvolte con i loro dati legali essenziali (ragione sociale, sede, codice fiscale/partita IVA, rappresentante legale) e richiamando eventuali delibere associative che autorizzano l’adesione all’accordo; questa contestualizzazione fa pesare il contenuto dell’accordo perché lo collega a atti interni delle associazioni e chiarisce chi ha la legittimità ad agire.

Una delle sezioni più delicate riguarda l’oggetto e l’ambito della collaborazione: è importante descrivere in termini concreti e misurabili le attività che le parti si impegnano a svolgere, separando ciò che è obbligatorio da ciò che è raccomandato o facoltativo. Formulare clausole che definiscano i deliverable, i tempi e le modalità di svolgimento evita malintesi e permette di verificare lo stato di avanzamento. Mantenere un linguaggio semplice ma preciso aiuta a evitare ambiguità: per esempio, invece di “fornire supporto”, specificare “fornire personale qualificato per un minimo di X ore settimanali” o “mettere a disposizione la sala X per le attività Y secondo il calendario concordato”.

La governance dell’iniziativa va predisposta con attenzione perché determina chi prende decisioni e come si risolvono i conflitti pratici. Stabilire se verrà istituito un comitato di coordinamento, con quale composizione, con quali poteri decisionali e con quale quorum per le deliberazioni fornisce un quadro operativo. È utile prevedere procedure di convocazione, verbalizzazione e comunicazione delle decisioni nonché modalità di sostituzione dei rappresentanti. Nel redigere queste parti conviene inserire frasi che descrivano il processo decisionale, ad esempio indicando che “le decisioni operative sono adottate a maggioranza semplice del comitato composto da un rappresentante per ciascuna associazione, salvo diverse previsioni concordate per iscritto”.

La definizione dei ruoli, dei compiti e delle responsabilità operative è un altro elemento chiave. Ogni attività importante dovrebbe essere assegnata esplicitamente a una delle parti, con la precisazione delle risorse messe a disposizione: personale, locali, attrezzature, strumenti informativi. Se sono previste responsabilità condivise, il testo deve spiegare come saranno ripartite le spese ordinarie e straordinarie, come si controllerà il loro impatto e come verranno imputate le eventuali perdite. Frasi chiare come “l’Associazione A si impegna a…; l’Associazione B si impegna a…” rendono immediatamente leggibile il perimetro di ciascun soggetto.

La parte economica richiede altrettanta cura: non limitarsi a indicare che “le spese sono a carico delle parti”, ma descrivere le modalità di finanziamento, la tenuta della contabilità separata o dei registri di progetto, le fatture e i rimborsi, nonché le scadenze per i versamenti. Se il progetto prevede risorse comuni, è opportuno disciplinare la gestione di un conto corrente dedicato, le firme autorizzate e i limiti di spesa. Inserire meccanismi di controllo come rendicontazioni periodiche e diritto di audit condiviso consente trasparenza e prevenzione delle controversie. Per le erogazioni di fondi pubblici o per progetti finanziati da terzi va specificata la responsabilità nella esecuzione dei capitoli di spesa e l’obbligo di rispettare i vincoli imposti dal finanziatore.

La disciplina della proprietà intellettuale, dei dati e delle opere realizzate durante la collaborazione non va trascurata. È necessario stabilire chi detiene i diritti sulle produzioni, come sarà regolata la titolarità dei materiali, se è prevista una licenza d’uso tra le parti e se permangono limitazioni per usi futuri. Nel caso di trattamento di dati personali occorre inserire clausole conformi al GDPR che definiscano i ruoli di titolare e responsabile del trattamento, le finalità, le misure di sicurezza e le modalità di esercizio dei diritti degli interessati. Parole chiare, ad esempio “i dati raccolti per le finalità del progetto saranno trattati esclusivamente per le finalità indicate e non saranno comunicati a terzi senza il consenso scritto delle parti”, aiutano a rispettare le normative e a tutelare i partecipanti.

La gestione dei rischi e delle responsabilità è una parte che richiede formulazioni precise in tema di responsabilità civile, responsabilità contrattuale e penali, come pure la previsione di assicurazioni adeguate. Conviene delimitare i casi di responsabilità esclusiva di una parte e i casi di responsabilità solidale o congiunta; varare clausole di manleva per specifiche ipotesi e indicare i massimali assicurativi richiesti per coprire danni a terzi, danni ai beni o infortuni del personale coinvolto. Esplicitare che ciascuna associazione manterrà la propria autonomia giuridica e patrimoniale riduce il rischio che problemi economici di una parte contaminino le altre.

Occorre poi disciplinare la durata dell’accordo, le modalità di rinnovo e le cause di risoluzione anticipata, nonché prevedere regole per l’uscita di una parte e per il subentro di nuove entità. Le clausole di recesso devono specificare i termini di preavviso, gli obblighi residui relativi a progetti in corso e la ripartizione delle posizioni creditorie e debitorie al momento dell’uscita. Definire effetti della risoluzione sulle licenze, sull’uso dei marchi e sulla proprietà dei materiali consente una chiusura ordinata dell’alleanza.

Il trattamento delle controversie merita un paragrafo dedicato: stabilire per iscritto il foro competente o prevedere una procedura di risoluzione alternativa come la mediazione o l’arbitrato può accelerare la soluzione dei conflitti evitando lunghi contenziosi. Quando si opta per la via alternativa, è utile indicare i passi obbligatori prima di adire al giudice, quali tentativi di conciliazione e tempistiche. La scelta della legge applicabile e del foro va fatta tenendo conto della natura delle parti e della loro sede.

Per preservare la flessibilità operativa dell’accordo, includere una clausola sulle modifiche e sugli allegati permette di adattare il rapporto alle esigenze emergenti: specificare che ogni modifica deve essere “per iscritto e sottoscritta da tutti i legali rappresentanti” evita variazioni informali e potenzialmente contestabili. Gli allegati tecnici e i piani di lavoro, che spesso contengono dettagli operativi, dovrebbero essere richiamati nel corpo del contratto e avere valore vincolante, così da mantenere il testo principale leggibile ma completo attraverso i documenti allegati.

Nella stesura effettiva è preferibile usare un linguaggio semplice, frasi brevi e termini definiti all’inizio del contratto: introdurre una sezione di definizioni chiarisce il significato di parole ricorrenti evitando interpretazioni diverse. Evitare termini vaghi e formule di stile che lasciano eccessiva discrezionalità fa bene alla stabilità dell’intesa. È consigliabile poi prevedere meccanismi di reporting e indicatori di performance che consentano alle parti di verificare in modo oggettivo l’avanzamento delle attività; stabilire la frequenza delle relazioni, il formato dei report e i destinatari favorisce trasparenza e responsabilità.

Infine, prevedere una pagina di esecuzione in cui siano riportati i riferimenti per le comunicazioni ufficiali, le firme e le eventuali attestazioni di conformità interne conclude il documento in modo pratico. Prima di firmare, è opportuno che il testo sia sottoposto a una verifica legale per assicurare la conformità alle normative vigenti, compresa la normativa fiscale e sulle associazioni, e che sia condiviso con gli organi decisionali di ciascuna associazione per ottenere le necessarie approvazioni formali. Seguendo questi principi, l’accordo diventa uno strumento operativo che tutela le parti, consente la realizzazione degli obiettivi comuni e riduce la probabilità di contenziosi futuri.

Modello accordo di collaborazione tra associazioni​

ACCORDO DI COLLABORAZIONE TRA ASSOCIAZIONI

Il giorno _____________, tra:
– l’Associazione _____________ con sede legale in _____________, C.F./P.IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Parte 1”);
– l’Associazione _____________ con sede legale in _____________, C.F./P.IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Parte 2”);
(Parte 1 e Parte 2 congiuntamente le “Parti” e singolarmente la “Parte”),

premesso che
– le Parti intendono collaborare per _____________;
– le Parti riconoscono la necessità di definire diritti, obblighi e modalità di cooperazione;

si conviene e stipula quanto segue.

Articolo 1 – Oggetto
1.1 Le Parti concordano di avviare una collaborazione finalizzata a _____________ (di seguito il “Progetto”), secondo i termini e le condizioni del presente accordo (di seguito l'”Accordo”).

Articolo 2 – Durata
2.1 Il presente Accordo ha durata dal _____________ al _____________.
2.2 Il termine potrà essere prorogato previo accordo scritto tra le Parti, da formalizzarsi entro e non oltre _____________ giorni prima della scadenza.

Articolo 3 – Obblighi delle Parti
3.1 La Parte 1 si impegna a:
– fornire _____________;
– svolgere le attività di _____________;
– nominare come referente _____________, contattabile a _____________.
3.2 La Parte 2 si impegna a:
– fornire _____________;
– svolgere le attività di _____________;
– nominare come referente _____________, contattabile a _____________.
3.3 Le Parti si impegnano a cooperare lealmente e tempestivamente, scambiandosi tutte le informazioni necessarie per l’esecuzione del Progetto.

Articolo 4 – Risorse e contributi
4.1 Le Parti convengono che i contributi necessari per l’esecuzione del Progetto saranno i seguenti:
– Parte 1: _____________;
– Parte 2: _____________.
4.2 Ogni contributo in denaro sarà versato secondo le seguenti modalità: importo _____________, termini di pagamento _____________, conto corrente intestato a _____________ (IBAN _____________).
4.3 Eventuali costi aggiuntivi dovranno essere concordati per iscritto tra le Parti.

Articolo 5 – Gestione finanziaria e rendicontazione
5.1 Le Parti terranno una contabilità separata relativa al Progetto.
5.2 Entro _____________ giorni dalla fine di ogni periodo di riferimento, le Parti si scambieranno rendiconti finanziari dettagliati.
5.3 Eventuali verifiche contabili potranno essere effettuate da _____________ previo preavviso di _____________ giorni.

Articolo 6 – Governance e coordinamento
6.1 Per la gestione del Progetto le Parti costituiranno un Comitato di Coordinamento composto da _____________ rappresentanti per ciascuna Parte.
6.2 Il Comitato di Coordinamento avrà i seguenti compiti: _____________.
6.3 Le riunioni del Comitato si terranno con cadenza _____________, su convocazione di _____________ e con verbale a cura di _____________.

Articolo 7 – Proprietà intellettuale
7.1 Salvo diverso accordo scritto, i risultati del Progetto saranno di proprietà di: _____________.
7.2 Qualsiasi diritto di utilizzazione, riproduzione o sfruttamento dovrà essere disciplinato mediante specifico accordo scritto tra le Parti.

Articolo 8 – Riservatezza e trattamento dati
8.1 Le Parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni contrassegnate come confidenziali o che, per la loro natura, debbano essere considerate tali.
8.2 Il trattamento dei dati personali sarà effettuato nel rispetto della normativa vigente (in particolare _____________) e secondo le istruzioni concordate tra le Parti. Titolare del trattamento: _____________.

Articolo 9 – Comunicazione e pubblicità
9.1 Ogni comunicazione esterna relativa al Progetto dovrà essere preventivamente concordata tra le Parti.
9.2 Le Parti potranno utilizzare il logo e il nome dell’altra Parte solo previo consenso scritto, fatto salvo diverso accordo per la comunicazione prevista nel Progetto.

Articolo 10 – Garanzie e responsabilità
10.1 Ciascuna Parte garantisce di avere la capacità e i poteri necessari per sottoscrivere il presente Accordo.
10.2 Le Parti saranno responsabili per i danni arrecati a terzi per fatto proprio o dei propri dipendenti/volontari nell’ambito dell’esecuzione del Progetto, fermo restando quanto previsto dall’assicurazione di cui all’art. 11.
10.3 In nessun caso una Parte sarà responsabile per danni indiretti, perdita di profitto o perdita di opportunità dell’altra Parte, salvo diverso accordo scritto.

Articolo 11 – Assicurazioni
11.1 Le Parti si impegnano a dotarsi di adeguate polizze assicurative per responsabilità civile e per i rischi legati alle attività oggetto del Progetto, con massimali minimi di _____________. Copia delle polizze sarà trasmessa all’altra Parte entro _____________ giorni dall’inizio del Progetto.

Articolo 12 – Forza maggiore
12.1 Nessuna delle Parti sarà responsabile per l’inadempimento o ritardo dovuto a cause di forza maggiore, intendendosi per tali eventi _____________.
12.2 La Parte che invoca la forza maggiore dovrà darne tempestiva comunicazione all’altra Parte indicando la natura dell’evento e la sua durata presunta.

Articolo 13 – Risoluzione e recesso
13.1 Il presente Accordo potrà essere risolto per inadempimento di una delle Parti qualora l’inadempimento non sia sanato entro _____________ giorni dalla ricezione di specifica diffida.
13.2 Ciascuna Parte potrà recedere dall’Accordo con preavviso scritto di _____________ giorni.

Articolo 14 – Effetti della cessazione
14.1 Alla cessazione del presente Accordo per qualsiasi causa, le Parti concorderanno le modalità di chiusura delle attività, di rientro dei materiali e della rendicontazione finale entro _____________ giorni.
14.2 Restano salve le obbligazioni sorte in favore di terzi e quelle relative alla riservatezza e alla proprietà intellettuale che, per loro natura, debbano sopravvivere alla cessazione.

Articolo 15 – Modifiche
15.1 Qualsiasi modifica al presente Accordo dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.

Articolo 16 – Controversie
16.1 Le Parti si impegnano a tentare la risoluzione bonaria di ogni controversia derivante dall’interpretazione o esecuzione del presente Accordo.
16.2 In caso di mancato accordo entro _____________ giorni dalla richiesta di composizione bonaria, la controversia sarà devoluta al foro di _____________, salvo diverso accordo tra le Parti per l’arbitrato secondo il regolamento _____________.

Articolo 17 – Legge applicabile
17.1 Il presente Accordo è regolato dalla legge italiana.

Articolo 18 – Disposizioni finali
18.1 Il presente Accordo costituisce l’intero accordo tra le Parti in relazione all’oggetto e sostituisce ogni precedente intesa, verbale o scritta.
18.2 Qualora una o più clausole del presente Accordo siano dichiarate invalide o inefficaci, le restanti clausole resteranno pienamente efficaci; le Parti si adopereranno per sostituire la clausola invalida con una valida che abbia uno scopo economico il più possibile equivalente.

Letto, confermato e sottoscritto in data _____________.

Per l’Associazione _____________
Nome rappresentante: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _____________

Per l’Associazione _____________
Nome rappresentante: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _____________

Allegati:
– Allegato A: Descrizione dettagliata del Progetto _____________
– Allegato B: Piano finanziario e budget _____________
– Allegato C: Altro _____________