Fac simile accordo di contitolarità

Un accordo di contitolarità non è soltanto un documento: è la mappa che orienta rapporti, aspettative e responsabilità tra persone che condividono un bene o un diritto. In questa breve introduzione ti guiderò a riconoscere i nodi critici da sciogliere — dall’individuazione delle quote e delle responsabilità operative alla gestione delle spese, delle decisioni e delle ipotesi di uscita — e ti suggerirò come trasformare accordi informali in clausole chiare e applicabili. Scrivere bene significa prevenire i conflitti più che arginarli: precisione linguistica, scenari di soluzione delle controversie e regole per la modifica sono ingredienti indispensabili. La guida offre una struttura pratica e modulare che potrai adattare al tipo di bene (immobile, impresa, diritti d’autore, ecc.) e alla natura del rapporto tra le parti, ricordando sempre l’importanza di una verifica legale finale. Prima di applicare qualsiasi modello, considera il contesto normativo e le esigenze specifiche dei contitolari: un buon accordo è su misura, equilibrato e sostenibile nel tempo.

Come scrivere un accordo di contitolarità

Per scrivere un accordo di contitolarità efficace occorre prima di tutto partire da una analisi precisa e documentata del trattamento che porta le parti a essere contitolari: mappare le finalità, le categorie di dati personali trattati, le categorie di interessati e i flussi di dati consente di definire con chiarezza i perimetri operativi sui quali l’accordo dovrà incidere. Questa fase preparatoria non è un mero adempimento formale ma la base per tradurre in clausole concrete responsabilità effettive; in assenza di una mappatura puntuale l’accordo rischia di rimanere vago e di non rispondere ai requisiti di trasparenza e ripartizione previsti dal Regolamento europeo sulla protezione dei dati. Una volta raccolti i fatti, il testo va costruito attorno a definizioni precise: stabilire cosa si intende per «dati», «interessato», «finalità», «misura di sicurezza» e simili riduce le ambiguità e previene controversie future.

Nel corpo dell’accordo la regola fondamentale è che le responsabilità siano ripartite in modo trasparente e reale: non basta indicare genericamente che una parte è «responsabile» per qualcosa, ma occorre descrivere per ciascuna attività operativa chi assume l’onere decisionale e chi esegue le azioni tecniche e organizzative. Devono essere quindi disciplinati in modo dettagliato i rapporti relativi all’esercizio dei diritti degli interessati, specificando chi è il punto di contatto principale per le richieste, come le richieste ricevute da una parte saranno gestite e coordinate con l’altra, i tempi massimi per le comunicazioni interne e le modalità di registrazione delle richieste. È buona prassi prevedere una procedura operativa che definisca i passaggi per la gestione delle richieste (accettazione, autenticazione, verifica, risposta congiunta o unilaterale) e la ripartizione degli oneri economici derivanti da richieste particolarmente gravose.

L’accordo deve altresì definire le basi giuridiche del trattamento e come le controparti si coordineranno per dimostrare la liceità delle operazioni svolte in comune. Se i trattamenti si basano su diversi fondamenti giuridici per le diverse parti, questa differenziazione va esplicitata e motivata per evitare contraddizioni nella comunicazione agli interessati e negli adempimenti di accountability. Devono essere descritte le misure tecniche e organizzative applicate in concreto: cifratura, pseudonimizzazione, controlli di accesso, procedure di backup e ripristino, logging, politiche di conservazione e cancellazione. Non è sufficiente richiamare standard generici; l’accordo deve collegare le misure alle specifiche attività e prevedere responsabilità per la loro attuazione, monitoraggio e aggiornamento.

La gestione degli incidenti di sicurezza richiede clausole operative chiare: va stabilito un obbligo di notifica interna tempestiva tra le parti, con tempi massimi ragionevoli per la comunicazione reciproca (ad esempio termini interni che consentano a ciascuna parte di adempiere ai termini previsti dal Regolamento per la comunicazione alle autorità e agli interessati), chi assume la responsabilità di coordinare la valutazione tecnica dell’incidente, e come verranno condotte le comunicazioni esterne. L’accordo dovrebbe inoltre regolamentare i rapporti con eventuali responsabili del trattamento terzi: ciascuna contitolare deve garantire che i propri subfornitori rispettino i medesimi obblighi e includere meccanismi per il controllo, l’approvazione preventiva di sub-responsabili e l’obbligo di trasferire ai subfornitori gli impegni necessari per assicurare l’adempimento degli obblighi previsti nell’accordo di contitolarità.

Una attenzione particolare va riservata alla gestione delle valutazioni di impatto sulla protezione dei dati (DPIA): l’accordo deve chiarire quale parte è responsabile dell’avvio della DPIA, come saranno condivisi risultati e misure di mitigazione, e come verranno prese le decisioni qualora emergano rischi residui significativi. Occorre inoltre prevedere l’aggiornamento congiunto delle valutazioni in caso di variazioni significative del trattamento. Anche la tenuta dei registri delle attività di trattamento e la documentazione di accountability devono essere disciplinate, stabilendo chi mantiene quali registri e come le parti si coordinano per rispondere a eventuali richieste da parte dell’autorità di controllo.

Sul piano della responsabilità giuridica e delle garanzie contrattuali, l’accordo deve includere clausole che regolino la responsabilità diretta e solidale tra contitolari, specificando limiti, criteri di indennizzo e modalità di gestione dei contenziosi; tuttavia è importante evitare formule che, nella pratica, servano a eludere doveri inderogabili previsti dalla normativa: non è possibile trasferire o escludere a monte responsabilità che derivano direttamente dal Regolamento. L’impianto economico dell’accordo dovrebbe prevedere come saranno ripartiti i costi relativi alla sicurezza, alle notifiche di violazione, alle azioni correttive e alle richieste degli interessati, nonché eventuali meccanismi di revisione e adattamento delle condizioni economiche in caso di variazioni tecniche o normative rilevanti.

La trasparenza verso gli interessati è un obbligo essenziale: l’articolato va redatto tenendo conto dell’esigenza di comunicare in modo comprensibile agli interessati «l’essenza dell’accordo» che regola la contitolarità, con indicazione chiara dei recapiti di ciascuna contitolare, delle finalità comuni e dei mezzi per esercitare i diritti. Questa sintesi destinata agli interessati non deve essere un mero richiamo generico al contratto, ma una esposizione limpida degli aspetti pratici rilevanti per la tutela dei loro diritti.

Sul piano formale, conviene allegare all’accordo documenti tecnici e operativi come un elenco dettagliato dei trattamenti condivisi, una matrice delle responsabilità per ciascuna attività, le politiche di conservazione e un inventario delle misure di sicurezza implementate. Le clausole contrattuali devono prevedere revisioni periodiche, meccanismi di audit e procedure di uscita che stabiliscano come i dati saranno restituiti, trasferiti o cancellati al termine della contitolarità. Quando il trattamento comporta trasferimenti internazionali di dati, l’accordo deve disciplinare tali trasferimenti con riferimento agli strumenti giuridici applicabili (ad esempio clausole contrattuali tipo, decisioni di adeguatezza, misure supplementari) e indicare responsabilità e modalità operative per la loro implementazione.

Nel redigere il testo è opportuno usare un linguaggio giuridicamente preciso ma comprensibile: definizioni chiare, frasi concise e clausole operative che possano essere agevolmente tradotte in procedure aziendali aumentano l’efficacia del contratto. Evitare formulazioni eccessivamente generiche o autoprotettive che lascino spazio a interpretazioni diverse; dove è inevitabile lasciare margine operativo, stabilire criteri oggettivi e meccanismi di decisione congiunta. Infine, prima della sottoscrizione, il testo va verificato rispetto al quadro normativo applicabile e adattato alle specificità del settore e delle tecnologie impiegate: il ricorso a un parere legale specializzato in protezione dei dati è consigliabile per assicurare che le disposizioni non solo siano coerenti tra le parti, ma anche conformi agli obblighi di legge e pienamente attuabili sul piano operativo.

Modello accordo di contitolarità

ACCORDO DI CONTITOLARITÀ

TRA

1) _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, con domicilio/residenza in _____________, di seguito “Contitolare A”;

2) _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, con domicilio/residenza in _____________, di seguito “Contitolare B”;

(e congiuntamente le “Parti”)

PREMESSO CHE
– le Parti intendono disciplinare i rapporti di contitolarità relativi al bene descrittio nel presente accordo;
– le Parti hanno convenuto di regolare diritti, obblighi, modalità di gestione, ripartizione costi e utili, e condizioni di trasferimento della loro quota di proprietà;

SI CONVIENE E SI STIPULA QUANTO SEGUE:

ARTICOLO 1 – DEFINIZIONI
Ai fini del presente accordo si intendono per:
a) “Bene”: _____________;
b) “Quota”: la percentuale di partecipazione di ciascun Contitolare indicata al successivo Articolo 2;
c) “Periodo”: _____________.

ARTICOLO 2 – OGGETTO E QUOTE DI CONTITOLARITÀ
1. Le Parti dichiarano di essere contitolari del Bene, nelle seguenti percentuali:
– Contitolare A: _____________%;
– Contitolare B: _____________%.
2. Il possesso, l’uso e gli oneri inerenti al Bene sono disciplinati dal presente accordo.

ARTICOLO 3 – DURATA
Il presente accordo ha efficacia a decorrere dal _____________ e rimarrà in vigore fino al _____________, salvo proroga o risoluzione anticipata nei casi previsti.

ARTICOLO 4 – CONTRIBUZIONI INIZIALI
1. Le Parti dichiarano di aver contribuito al Bene con le seguenti prestazioni:
– Contitolare A: _____________ (descrizione e valore);
– Contitolare B: _____________ (descrizione e valore).
2. Eventuali contributi successivi saranno effettuati secondo le modalità stabilite all’Articolo 6.

ARTICOLO 5 – DIRITTI E OBBLIGHI DEI CONTITOLARI
1. Ogni Contitolare ha il diritto di godere del Bene in conformità alla propria Quota e alle regole di uso concordate.
2. Ogni Contitolare è obbligato a contribuire alle spese e agli oneri relativi al Bene in proporzione alla propria Quota, salvo diversa pattuizione.

ARTICOLO 6 – GESTIONE E MANUTENZIONE
1. La gestione ordinaria del Bene sarà effettuata mediante decisione congiunta delle Parti/da _____________ (indicare responsabile), con le seguenti modalità: _____________.
2. Le spese ordinarie saranno ripartite come segue: _____________.
3. Gli interventi straordinari saranno decisi previa comunicazione e approvazione di _____________ e le relative spese saranno ripartite secondo: _____________.

ARTICOLO 7 – USO DEL BENE
1. L’uso del Bene da parte dei Contitolari sarà regolato come segue: _____________.
2. Eventuali attività commerciali o cessioni di uso a terzi richiedono il consenso scritto di: _____________.

ARTICOLO 8 – RIPARTIZIONE DI REDDITI E PROVENTI
1. I proventi derivanti dall’utilizzo o dalla valorizzazione del Bene saranno ripartiti tra le Parti in proporzione alle Quote, salvo diverso accordo scritto: _____________.
2. Modalità di contabilizzazione e pagamento dei proventi: _____________.

ARTICOLO 9 – ONERI, IMPOSTE E ASSICURAZIONI
1. Le imposte, tasse, e oneri relativi al Bene saranno a carico dei Contitolari in proporzione alle Quote, salvo diversa pattuizione: _____________.
2. Le Parti si obbligano a stipulare e mantenere in vigore le polizze assicurative indicate: _____________, con costi ripartiti come segue: _____________.

ARTICOLO 10 – DECISIONI E DELIBERAZIONI
1. Le decisioni ordinarie saranno adottate con il consenso di _____________.
2. Le decisioni straordinarie (tra cui ma non limitato a: vendita, locazione a lungo termine, ipoteca, migliorie strutturali) richiedono il consenso scritto di _____________.
3. In caso di disaccordo persistente, si applicherà la procedura di risoluzione delle controversie prevista all’Articolo 14.

ARTICOLO 11 – CESSIONE DELLA QUOTA DI CONTITOLARITÀ
1. Nessun Contitolare potrà trasferire, cedere o gravare la propria Quota senza aver previamente offerto la stessa in opzione alle altre Parti alle condizioni indicate: _____________.
2. Termini e modalità dell’offerta in opzione: _____________.
3. Clausole di gradimento o prelazione: _____________.

ARTICOLO 12 – MODIFICHE DELL’ACCORDO
Qualsiasi modifica al presente accordo dovrà essere redatta per iscritto e sottoscritta da tutte le Parti.

ARTICOLO 13 – RISERVATEZZA
Le Parti si obbligano a mantenere riservate le informazioni confidenziali relative al Bene e ai termini del presente accordo, salvo obblighi di legge. Eventuali eccezioni: _____________.

ARTICOLO 14 – RISOLUZIONE DELLE CONTROVERSIE
1. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o validità del presente accordo le Parti convengono di adire, in via preferenziale, a: _____________ (mediazione/negoziazione/altro).
2. Qualora il tentativo di cui al punto 1 non abbia esito favorevole, la controversia sarà devoluta alla competenza esclusiva del Foro di _____________, salvo diverso accordo.

ARTICOLO 15 – CAUSE DI RISOLUZIONE
Il presente accordo potrà essere risolto per le seguenti cause: _____________. Modalità di liquidazione delle rispettive Quote in caso di risoluzione: _____________.

ARTICOLO 16 – COMUNICAZIONI
Le comunicazioni tra le Parti saranno effettuate ai seguenti indirizzi e recapiti:
– Contitolare A: indirizzo _____________, e-mail _____________, PEC _____________, telefono _____________;
– Contitolare B: indirizzo _____________, e-mail _____________, PEC _____________, telefono _____________.
Le comunicazioni si considereranno ricevute se inviate a tali recapiti secondo le modalità previste: _____________.

ARTICOLO 17 – TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Le Parti autorizzano il trattamento dei dati personali necessari per l’esecuzione del presente accordo nei termini e con le finalità indicate: _____________.

ARTICOLO 18 – DISPOSIZIONI FINALI
1. Il presente accordo costituisce l’intero accordo tra le Parti in relazione all’oggetto e sostituisce ogni precedente intesa scritta o verbale.
2. Se una disposizione del presente accordo fosse ritenuta nulla o inefficace, ciò non comporterà la nullità delle restanti disposizioni, che resteranno pienamente efficaci, salvo che la parte nulla o inefficace sia essenziale per l’economia dell’accordo.

FIRME

Letto, approvato e sottoscritto in data _____________.

Per il Contitolare A
Nome e cognome: _____________
Firma: _________________________

Per il Contitolare B
Nome e cognome: _____________
Firma: _________________________

Testimoni (se richiesti)
1) Nome e cognome: _____________ Firma: _________________________
2) Nome e cognome: _____________ Firma: _________________________

Allegati:
1. _____________
2. _____________