Fac simile accordo di riservatezza ditta pulizie​

Ogni ditta di pulizie gestisce, ogni giorno, informazioni sensibili: liste clienti, orari e accessi, istruzioni particolari per abitazioni o uffici, codici di sicurezza, e talvolta dati personali e materiali riservati scoperti durante le prestazioni. Un accordo di riservatezza ben costruito tutela la reputazione dell’impresa, consolida la fiducia dei clienti e limita i rischi legali ed economici derivanti da divulgazioni non autorizzate.

Questa guida ti accompagnerà passo dopo passo nella redazione di un NDA (accordo di non divulgazione) specifico per una ditta di pulizie, evidenziando le clausole essenziali: definizione chiara delle informazioni riservate, obblighi delle parti, esclusioni, durata dell’obbligo, misure di ritorno o distruzione dei materiali, rimedi in caso di violazione e scelta della legge applicabile. Tratteremo inoltre aspetti pratici importanti per il settore: estensione agli incaricati e ai subappaltatori, gestione di chiavi e accessi, uso di foto e videosorveglianza, e conformità al GDPR.

L’obiettivo è creare un testo semplice ma efficace, equilibrato per essere applicabile nei rapporti quotidiani senza risultare eccessivamente oneroso. Infine, forniremo suggerimenti per adattare il documento alle diverse situazioni operative e ricordiamo l’importanza di una revisione legale per assicurare piena validità e conformità normativa.

Come scrivere accordo di riservatezza ditta pulizie​

Per redigere un accordo di riservatezza efficace per una ditta di pulizie bisogna partire dalla chiarezza: identificare con precisione le parti coinvolte, indicare la qualifica giuridica di ciascuna (per esempio “Società X, con sede in…, iscritta al registro delle imprese con numero…”) e stabilire la data di entrata in vigore. È importante decidere se l’accordo sarà unilaterale o reciproco: un accordo unilaterale tutela soprattutto le informazioni che il committente fornisce alla ditta di pulizie (come piani, codici di accesso o dati dei clienti), mentre un accordo reciproco è preferibile quando anche la ditta condivide procedure, ricette di detergenti o listini che desidera proteggere. La definizione di “Informazioni Confidenziali” deve essere ampia ma non vaga: conviene elencare per categorie esempi pratici rilevanti per una ditta di pulizie, come anagrafiche e contatti dei clienti, programmi e turnazioni di lavoro, codici e chiavi di accesso, planimetrie, fotografie degli ambienti, protocolli di pulizia specifici, formule o miscele proprietarie, tariffe e preventivi, contratti con fornitori, report di controllo qualità e qualsiasi documento o dato fornito in forma scritta, orale o digitale, chiarendo che rientrano nell’ambito anche informazioni memorizzate su dispositivi e sistemi informatici. È utile prevedere che alcune informazioni debbano essere contrassegnate esplicitamente come “confidenziali”, ma anche stabilire che l’assenza di etichettatura non escluda la protezione qualora la natura dell’informazione la renda evidente.

La delimitazione dell’ambito d’uso va specificata: l’utilizzatore delle informazioni potrà servirsi dei dati esclusivamente per lo scopo contrattuale, ad esempio l’esecuzione di attività di pulizia e manutenzione, e non potrà divulgarli o usarli per scopi concorrenti o commerciali. Occorre disciplinare il trattamento da parte dei dipendenti e dei subappaltatori: la ditta di pulizie dovrà assicurare che solo il personale “need to know” acceda alle informazioni, che i collaboratori firmino impegni di riservatezza analoghi e che siano effettuati eventuali controlli di sicurezza. Se si prevedono lavorazioni in outsourcing, è opportuno richiedere che ogni subfornitore sia vincolato per iscritto alle stesse obbligazioni o che la ditta rimanga comunque responsabile per eventuali violazioni.

Non possono mancare le esclusioni dalla confidenzialità: informazioni già di pubblico dominio, quelle dette note alla parte ricevente prima della comunicazione, quelle ottenute legittimamente da terzi senza obbligo di riservatezza, e quelle sviluppate indipendentemente dalla parte ricevente. È necessario poi prevedere la procedura in caso di obbligo di disclosure per legge o ordine dell’autorità: la parte che riceve una richiesta deve, nei limiti consentiti, informare tempestivamente l’altra parte per consentire azioni difensive e limitare la divulgazione. Per le ditte di pulizie che trattano dati personali durante le attività, l’accordo dovrebbe richiamare e integrare gli obblighi di legge in materia di protezione dei dati (ad esempio indicare chi è titolare e chi è responsabile del trattamento, obblighi di sicurezza, modalità di notifica di violazioni) o prevedere un separato contratto di trattamento dati conforme al GDPR, specificando misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali.

La durata dell’obbligo di riservatezza richiede equilibrio: per molte informazioni commerciali un periodo definito, tipicamente di alcuni anni, è ragionevole, mentre per i segreti industriali o per le informazioni che costituiscono trade secret la protezione dovrebbe valere finché sussiste il carattere di segretezza. È quindi opportuno distinguere la durata dell’obbligo per categorie di informazioni e inserire una clausola di “survivenza” che stabilisca espressamente quali obbligazioni sopravvivono alla cessazione del rapporto. Va disciplinata anche la restituzione o distruzione dei materiali confidenziali al termine del rapporto, prevedendo che la parte ricevente certifichi per iscritto l’avvenuta distruzione o la restituzione di documenti cartacei, supporti elettronici e copie accessorie.

Sul piano dei rimedi, l’accordo dovrebbe prevedere che la violazione della riservatezza può dar luogo a risarcimento danni e a misure ingiuntive. Per rendere effettiva questa previsione, si può inserire una clausola che permette al rivelatore di chiedere provvedimenti cautelari senza il preventivo esperimento di vie legali ordinarie; in contesti particolarmente sensibili è anche possibile concordare penali pecuniarie, purché ragionevoli e proporzionate, tenendo conto dei limiti di applicabilità di tali clausole nelle diverse giurisdizioni. È utile inserire anche una clausola che stabilisca il regime di responsabilità e l’obbligo di indennizzo in caso di danni derivanti da negligenza o violazione contrattuale.

Gli aspetti procedurali e formali non vanno trascurati: l’accordo dovrebbe includere una clausola che vieti l’uso delle informazioni come base per ottenere licenze o diritti di proprietà intellettuale a meno che non sia espressamente concordato, una dichiarazione che non viene concessa alcuna licenza implicita, e clausole di integrazione e modifica che richiedono la forma scritta per ogni cambiamento. Prevedere la legge applicabile e il foro competente è fondamentale per evitare ambiguità in caso di contenzioso; nel contesto italiano conviene indicare la normativa italiana e il foro territorialmente competente, oppure, se si preferisce, un arbitrato. Inserire inoltre clausole di separabilità, affinché l’eventuale invalidità di una disposizione non comprometta l’intero accordo, e di cessione, per stabilire se e in quali condizioni i diritti e gli obblighi possono essere trasferiti a terzi in caso di cambio di proprietà della ditta.

Dal punto di vista stilistico è preferibile usare un linguaggio chiaro e preciso, evitando definizioni eccessivamente tecniche che possano creare interpretazioni discordanti. Quando si vogliono proteggere aspetti particolari del servizio, come procedure operative standard, ricette di detergenti o protocolli anticontaminazione, conviene allegare al contratto un elenco riservato o una scheda descrittiva che rimanga parte integrante dell’accordo, così da evitare dispute su cosa esattamente sia tutelato. Prima di finalizzare il testo, è buona prassi far revisionare il documento da un avvocato esperto in diritto commerciale e in protezione dei dati per verificare la conformità alla normativa locale e nazionale e l’effettiva applicabilità delle clausole previste.

Infine, perché l’accordo non resti solo carta, occorre prevedere misure concrete di attuazione: restrizioni di accesso fisico e digitale alle informazioni, formazione del personale sui limiti di divulgazione, procedure per la gestione delle chiavi o codici di accesso e protocolli per la segnalazione e gestione di eventuali violazioni. Un buon accordo di riservatezza per una ditta di pulizie combina precisione legale, adattamento alle specificità operative dell’attività e misure organizzative concrete; in presenza di dubbi sulle clausole più opportune o sulla loro efficacia nella giurisdizione di riferimento, è opportuno rivolgersi a un professionista legale.

Modello accordo di riservatezza ditta pulizie​

ACCORDO DI RISERVATEZZA

Il presente Accordo di Riservatezza (“Accordo”) è stipulato in data _____________ fra:
– _____________, con sede legale in _____________, partita IVA / codice fiscale _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Parte Divulgante”); e
– _____________, con sede legale in _____________, partita IVA / codice fiscale _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Parte Ricevente”).

Premesso che:
a) la Parte Divulgante gestisce una ditta di servizi di pulizia e può rivelare determinate informazioni riservate alla Parte Ricevente nell’ambito di rapporti commerciali, contratti di fornitura di servizi, sopralluoghi, accesso ai locali o altre attività connesse ai servizi di pulizia;
b) le Parti intendono tutelare la riservatezza delle informazioni scambiate;

si conviene quanto segue.

1. Definizioni
Per “Informazioni Riservate” si intendono tutte le informazioni, dati, documenti, materiali, piani, procedure operative, tariffe, listini, dettagli contrattuali, elenchi clienti, specifiche tecniche, disegni, fotografie, registrazioni, software, know-how e qualsiasi altra informazione di natura tecnica, commerciale o organizzativa, fornita in forma scritta, orale, elettronica o visiva dalla Parte Divulgante alla Parte Ricevente, direttamente o indirettamente, in relazione ai servizi di pulizia.

2. Obblighi della Parte Ricevente
La Parte Ricevente si impegna a:
a) mantenere strettamente riservate tutte le Informazioni Riservate;
b) non divulgare, pubblicare, comunicare o rendere disponibili, in tutto o in parte, le Informazioni Riservate a terzi senza il previo consenso scritto della Parte Divulgante;
c) utilizzare le Informazioni Riservate esclusivamente per le finalità strettamente connesse alla valutazione o esecuzione dei servizi di pulizia e non per fini propri o di terzi;
d) limitare l’accesso alle Informazioni Riservate ai propri dipendenti, collaboratori, consulenti o subappaltatori (di seguito “Rappresentanti”) che necessitino legittimamente delle stesse per le finalità di cui al punto c) e a condizione che tali Rappresentanti siano vincolati da obblighi di riservatezza non meno restrittivi di quelli previsti dal presente Accordo;
e) adottare misure di sicurezza adeguate per proteggere le Informazioni Riservate da divulgazione non autorizzata, perdita o accesso.

3. Esclusioni
Le obbligazioni di riservatezza non si applicano alle informazioni che:
a) erano legittimamente in possesso della Parte Ricevente prima della divulgazione, come comprovabile da documentazione scritta;
b) sono o diventano di pubblico dominio senza violazione del presente Accordo da parte della Parte Ricevente;
c) sono legittimamente ottenute da terzi senza obbligo di riservatezza;
d) sono sviluppate in modo indipendente dalla Parte Ricevente senza utilizzo delle Informazioni Riservate della Parte Divulgante.

4. Comunicazioni per obbligo di legge
Qualora la Parte Ricevente sia legalmente obbligata a divulgare Informazioni Riservate in forza di legge, regolamento, ordine di autorità giudiziaria o amministrativa, essa fornirà tempestiva comunicazione scritta alla Parte Divulgante (nella misura consentita dalla legge) in modo che la Parte Divulgante possa adottare le misure di protezione ritenute opportune.

5. Durata
Le obbligazioni di riservatezza previste dal presente Accordo avranno efficacia dalla data di sottoscrizione e resteranno in vigore per la durata di _____________ anni dalla data dell’ultima divulgazione di Informazioni Riservate, salvo diverso termine concordato per iscritto tra le Parti.

6. Restituzione e distruzione
Su richiesta scritta della Parte Divulgante o alla cessazione del rapporto tra le Parti, la Parte Ricevente dovrà, entro _____________ giorni, restituire o distruggere tutte le copie delle Informazioni Riservate in suo possesso, incluse copie elettroniche, certificandone per iscritto l’avvenuta restituzione o distruzione.

7. Diritti di proprietà
Tutte le Informazioni Riservate e i diritti di proprietà intellettuale ad esse relativi restano di esclusiva proprietà della Parte Divulgante. Nessuna disposizione del presente Accordo conferisce alla Parte Ricevente alcuna licenza o diritto, salvo quanto espressamente previsto.

8. Violazioni e rimedi
In caso di violazione del presente Accordo, la Parte Divulgante avrà diritto, oltre al risarcimento del danno, ad ottenere idonei provvedimenti cautelari e ingiunzioni senza che la Parte Ricevente possa opporsi per non avere provvedimenti alternativi efficaci. I rimedi previsti sono cumulativi e non esclusivi.

9. Indennizzo
La Parte Ricevente si impegna a manlevare e tenere indenne la Parte Divulgante da ogni responsabilità, perdita, danno, costo o spesa derivante da una violazione del presente Accordo da parte della Parte Ricevente o dei suoi Rappresentanti.

10. Nulla osta alla prosecuzione dei servizi
Il presente Accordo non impone obblighi che impediscano alla Parte Ricevente di eseguire i servizi di pulizia oggetto di specifici contratti, purché tali attività non comportino la divulgazione non autorizzata delle Informazioni Riservate.

11. Cessione
La Parte Ricevente non potrà cedere né trasferire, in tutto o in parte, i propri diritti e obblighi derivanti dal presente Accordo senza il previo consenso scritto della Parte Divulgante.

12. Comunicazioni
Ogni comunicazione relativa al presente Accordo dovrà essere effettuata per iscritto ai seguenti recapiti:
– Parte Divulgante: indirizzo _____________, email _____________, telefono _____________.
– Parte Ricevente: indirizzo _____________, email _____________, telefono _____________.

13. Legge applicabile e foro competente
Il presente Accordo è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione o validità del presente Accordo le Parti concordano la competenza esclusiva del Foro di _____________, salvo diverso accordo obbligatorio tra le Parti.

14. Intero accordo
Il presente Accordo costituisce l’intero accordo tra le Parti e sostituisce ogni precedente intesa, scritta o orale, relativa alla materia. Qualsiasi modifica dovrà essere effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.

15. Clausola di separabilità
Qualora una qualsiasi disposizione del presente Accordo sia ritenuta invalida o inapplicabile, le restanti disposizioni resteranno efficaci e vincolanti per le Parti.

Letto, confermato e sottoscritto.

Luogo e data: _____________

Per la Parte Divulgante
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________

Per la Parte Ricevente
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________