Fac simile accordo di riservatezza due diligence

Nel corso di una trattativa o di un processo di due diligence, l’accordo di riservatezza (NDA) svolge una funzione cruciale: proteggere le informazioni sensibili che vengono scambiate senza soffocare la circolazione dei dati necessari per valutare l’operazione. Questa introduzione prepara il lettore a redigere un NDA pratico ed efficace, che contemperi la necessità di tutela con la semplicità e la chiarezza contrattuale richieste in fase dinamica di negoziazione.

Una buona bozza nasce da scelte deliberate: definire con precisione cosa si intende per “informazioni riservate”, circoscrivere l’uso consentito (solo per la valutazione dell’operazione), stabilire durate e obblighi di restituzione o distruzione, e prevedere esclusioni ragionevoli (informazioni già note, sviluppate indipendentemente o divenute pubbliche). Allo stesso tempo è importante prevedere rimedi proporzionati in caso di violazione, meccanismi pratici per la gestione dei dati (es. accessi limitati, repository sicuri) e regole per le comunicazioni con advisor e terze parti.

Nei paragrafi successivi vedremo come strutturare ogni clausola chiave, scegliere formulazioni che riducano ambiguità e rischi, e adattare il testo al tipo di transazione e alle esigenze delle parti (start-up, M&A, investimenti, joint venture), con esempi pratici e suggerimenti negoziali per accelerare l’accordo senza compromettere la protezione delle informazioni.

Come scrivere un accordo di riservatezza due diligence

Per predisporre un accordo di riservatezza destinato a una due diligence è utile procedere con rigore terminologico e con piena attenzione alla portata delle obbligazioni che si intendono assumere. L’introduzione del contratto deve identificare chiaramente le parti coinvolte, specificando chi è la “Parte rivelante” e chi è la “Parte ricevente”, e deve indicare lo scopo limitato della comunicazione delle informazioni: l’unica finalità ammessa deve essere la valutazione dell’operazione oggetto della due diligence. È importante fissare anche la data di efficacia dell’accordo e, se necessario, chiarire se l’accordo copre relazioni plurime di due diligence tra le stesse parti o è riferito a una specifica trattativa.

La definizione di “Informazioni Riservate” rappresenta il cuore del documento e va formulata con precisione: devono essere ricomprese tipicamente informazioni tecniche, commerciali, finanziarie e strategiche, documenti, proiezioni, codici sorgente, know-how, e tutto quanto venga comunicato in forma scritta, orale o elettronica. Occorre altresì prevedere una modalità per la designazione delle informazioni orali che siano considerate riservate, stabilendo l’obbligo di conferma scritta entro un termine ragionevole. Allo stesso tempo è essenziale prevedere esclusioni: informazioni già note alla Parte ricevente senza obbligo di riservatezza, informazioni divenute di pubblico dominio senza violazione, informazioni legittimamente ottenute da terzi, e informazioni sviluppate in modo indipendente. Formalizzare queste esclusioni evita ambiguità e riduce le contestazioni successive.

Per quanto concerne gli obblighi della Parte ricevente, il testo del contratto dovrebbe vietare espressamente qualsiasi uso delle Informazioni Riservate eccetto che per la valutazione prevista dalla due diligence e impone un obbligo di non divulgazione. La formulazione può includere una standardizzazione della diligenza richiesta: la Parte ricevente si impegna a trattare le informazioni con la stessa cura che riserva alle proprie informazioni confidenziali di pari importanza o, quando più favorevole alla Parte rivelante, con una diligenza almeno equivalente a quella esercitata generalmente per informazioni critiche. È prassi ammettere la divulgazione alle affiliate, ai consulenti esterni e ai potenziali finanziatori nella misura in cui ciò sia necessario per la valutazione, ma subordinando tale divulgazione all’osservanza degli stessi obblighi di riservatezza e richiedendo, quando utile, che la Parte ricevente ottenga un impegno scritto analogo da tali soggetti. Tale disciplina deve anche regolare la responsabilità per eventuali violazioni commesse da consulenti o rappresentanti.

Occorre disciplinare le ipotesi di divulgazione obbligatoria imposta da legge, regolamento o ordine giudiziario: la Parte ricevente dovrebbe essere tenuta a informare tempestivamente la Parte rivelante non appena riceve una richiesta formale di divulgazione, a collaborare ragionevolmente per limitare la portata della divulgazione e a ricorrere, ove possibile e opportuno, a mezzi per ottenere la protezione delle informazioni (ad esempio, ordini di segretezza o limitazione). È utile prevedere un termine entro cui comunicare per iscritto alla Parte rivelante l’avvenuta divulgazione imposta e descrivere il contenuto delle informazioni divulgate, senza però impedire alla Parte ricevente di conformarsi a obblighi legali.

La durata dell’obbligo di riservatezza va calibrata in relazione alla natura delle informazioni e alla finalità della due diligence: per molte operazioni si stabiliscono termini di due, tre o cinque anni, ma per informazioni particolarmente sensibili o relative a segreti commerciali può essere opportuno prevedere una protezione fino a quando tali informazioni non divengano di pubblico dominio per cause diverse dalla violazione contrattuale. Va altresì chiarito che alcune obbligazioni, come il divieto di usare l’informazione per fini diversi, e le disposizioni relative alla proprietà intellettuale e ai rimedi in caso di violazione, sopravvivono alla scadenza del termine principale. Il contratto dovrebbe prevedere la restituzione o la distruzione delle copie delle Informazioni Riservate a richiesta della Parte rivelante, indicando un termine ragionevole per l’adempimento e la possibilità di conservare, ove necessario per obblighi legali o per registri aziendali, copie limitate soggette alle stesse restrizioni.

Il tema della proprietà intellettuale e della licenza merita una trattazione esplicita: l’accordo di riservatezza non deve essere interpretato come una concessione di licenza, trasferimento di diritti o altra cessione di proprietà. Una clausola chiara che recita che tutte le Informazioni Riservate restano di proprietà della Parte rivelante e che non viene conferito alcun diritto, titolo o interesse è fondamentale per evitare pretese su brevetti, marchi o know-how. Parallelamente è opportuno inserire una dichiarazione di non responsabilità sulla accuratezza o completezza delle informazioni fornite per la due diligence, limitando l’affermazione a che le informazioni vengono fornite “così come sono” e che la Parte rivelante non assume garanzie implicite, salvo quanto eventualmente concordato separatamente.

La previsione di rimedi per la violazione delle obbligazioni di riservatezza deve bilanciare deterrenza ed equità. È comune prevedere la possibilità per la Parte rivelante di ottenere misure ingiuntive per impedire la divulgazione indebita, oltre a danni compensativi; ove si sceglie di inserire una clausola penale o liquidated damages è necessario che l’importo sia ragionevole e proporzionato, perché altrimenti potrebbe essere impugnato. L’inserimento di una clausola di indennizzo può essere utile per far fronte a perdite derivanti dalla violazione da parte di consulenti o rappresentanti della Parte ricevente, ma va ponderato attentamente nella negoziazione. Inoltre è opportuno includere clausole di salvaguardia come la nullità parziale, la non rinuncia in caso di mancato esercizio di un diritto, e la disciplina della cessione del contratto.

Le parti dovrebbero definire il foro competente e la legge applicabile, preferendo norme sostanziali e procedure processuali consone alla complessità dell’operazione e alla sede delle parti. In presenza di operazioni cross-border è imprescindibile considerare le implicazioni del GDPR e di altre normative sulla protezione dei dati personali: se le Informazioni Riservate comprendono dati personali, l’accordo deve prevedere le misure di sicurezza tecniche e organizzative, la base giuridica per il trattamento e le modalità di trasferimento transfrontaliero, oltre a indicare ruoli e responsabilità (titolare del trattamento, responsabile del trattamento) se applicabili.

Dal punto di vista formale è consigliabile allegare al contratto eventuali elenchi o esempi di documenti sensibili come un “Schedule” che descriva specifiche categorie di informazioni oggetto della due diligence, evitando di fare affidamento esclusivo su definizioni generiche. È utile inoltre stabilire modalità pratiche per l’identificazione e la marcatura delle informazioni confidenziali, prevedendo l’obbligo di contrassegnare i documenti scritti e procedure per la gestione delle informazioni elettroniche. Per le informazioni orali, prevedere che la Parte rivelante confermi per iscritto quali elementi siano considerati riservati entro un termine prefissato contribuisce a eliminare controversie.

Infine, nella redazione occorre evitare formule eccessivamente ampie che possano travalicare lo scopo della due diligence, preferendo clausole chiare e proporzionate. Personalizzare il testo in base alla natura dell’operazione — una mera valutazione preliminare, una trattativa per acquisizione, o una due diligence tecnologica — aiuta a calibrare la durata, le categorie di informazioni e la profondità delle misure di protezione. Prima della sottoscrizione è sempre consigliabile un controllo legale specialistico per adeguare il testo al contesto normativo nazionale e internazionale applicabile e per valutare eventuali rischi specifici correlati alle informazioni che saranno oggetto della due diligence.

Modello accordo di riservatezza due diligence

ACCORDO DI RISERVATEZZA (DUE DILIGENCE)

Il presente Accordo di Riservatezza (“Accordo”) è stipulato in data ___________ tra:

(a) ___________, con sede in ___________, codice fiscale / partita IVA ___________ (di seguito “Parte Divulgante”); e
(b) ___________, con sede in ___________, codice fiscale / partita IVA ___________ (di seguito “Parte Ricevente”).

Premesso che:
– la Parte Divulgante è disposta a fornire alla Parte Ricevente determinate informazioni confidenziali ai fini di verifiche e valutazioni preliminari relative a una possibile operazione commerciale/finanziaria/di investimento (la “Operazione”);
– la Parte Ricevente desidera ricevere tali informazioni a condizione che esse siano trattate in conformità ai termini del presente Accordo;

si conviene quanto segue.

1. Definizioni
1.1 “Informazioni Riservate” indica tutte le informazioni, dati, documenti, materiali, proiezioni, piani aziendali, informazioni tecniche, finanziarie o commerciali, know-how, software, specifiche, analisi, risultati di due diligence, e ogni altra informazione, comunicata oralmente, per iscritto o tramite qualsiasi mezzo dalla Parte Divulgante alla Parte Ricevente, direttamente o indirettamente, in relazione alla Operazione.

2. Finalità
2.1 La Parte Ricevente si impegna a utilizzare le Informazioni Riservate esclusivamente ai fini della valutazione e conduzione della due diligence connessa alla Operazione (la “Finalità”).

3. Obblighi della Parte Ricevente
3.1 La Parte Ricevente si impegna a non divulgare, pubblicare, comunicare o rendere altrimenti disponibili le Informazioni Riservate a terzi senza il previo consenso scritto della Parte Divulgante, salvo quanto previsto al punto 4.
3.2 La Parte Ricevente adotterà almeno le stesse misure di sicurezza, protezione e riservatezza che applica alle proprie informazioni riservate di natura analoga, e in ogni caso misure ragionevoli per proteggere le Informazioni Riservate da divulgazione non autorizzata.
3.3 La Parte Ricevente limiterà l’accesso alle Informazioni Riservate ai propri dipendenti, consulenti o incaricati (i “Rappresentanti”) che abbiano esigenza di conoscerle per la Finalità e che siano vincolati da obblighi di riservatezza almeno altrettanto restrittivi dei presenti obblighi; la Parte Ricevente sarà responsabile per qualsiasi violazione del presente Accordo commessa dai propri Rappresentanti.

4. Esclusioni
4.1 Le obbligazioni di riservatezza di cui al presente Accordo non si applicano alle informazioni che: (a) erano già legittimamente in possesso della Parte Ricevente prima della divulgazione da parte della Parte Divulgante, come dimostrabile per iscritto; (b) sono o divengono di pubblico dominio senza violazione del presente Accordo; (c) sono legittimamente ricevute da un terzo senza obbligo di riservatezza; (d) sono sviluppate in modo indipendente dalla Parte Ricevente senza utilizzo delle Informazioni Riservate; (e) sono richieste per legge, regolamento o ordine di autorità competente, purché la Parte Ricevente, nella misura consentita, dia tempestiva comunicazione scritta alla Parte Divulgante affinché questa possa adottare le misure di tutela previste dalla legge o ottenere un provvedimento di riservatezza.

5. Durata
5.1 Le disposizioni di riservatezza di cui al presente Accordo avranno effetto dalla data di cui sopra e continueranno a vincolare le Parti per un periodo di ___________ anni dalla data di divulgazione delle singole Informazioni Riservate, salvo diverso accordo scritto tra le Parti.
5.2 Indipendentemente dalla scadenza del presente Accordo, gli obblighi relativi a segreti commerciali e informazioni la cui divulgazione potrebbe cagionare un danno irreparabile rimarranno efficaci per tutto il tempo in cui tali informazioni mantengano la caratteristica di segreto.

6. Restituzione o distruzione
6.1 Su richiesta scritta della Parte Divulgante, e in ogni caso al termine delle attività di due diligence o alla cessazione del presente Accordo, la Parte Ricevente dovrà restituire o distruggere, a scelta della Parte Divulgante, tutte le Informazioni Riservate e ogni copia esistente, inclusi materiali cartacei, elettronici e memorizzazioni di qualsiasi tipo, e fornire una certificazione scritta dell’avvenuta distruzione, salvo che la conservazione sia richiesta per obblighi di legge o per archiviazione interna minima che resterà soggetta al presente Accordo.

7. Proprietà e licenza
7.1 Tutte le Informazioni Riservate rimangono di esclusiva proprietà della Parte Divulgante. Nessuna disposizione del presente Accordo conferisce alla Parte Ricevente alcun diritto, titolo o interesse sulle Informazioni Riservate, né implica concessione di licenza, brevetto, copyright o altro diritto di proprietà intellettuale, salvo espressa autorizzazione scritta.

8. Dichiarazioni e limitazioni di responsabilità
8.1 Le Informazioni Riservate vengono fornite “così come sono”. La Parte Divulgante non rilascia garanzie, espresse o implicite, in relazione all’accuratezza, completezza o idoneità delle Informazioni Riservate per qualsiasi scopo.
8.2 Salvo diverso accordo scritto, nessuna delle Parti sarà responsabile per danni indiretti, consequenziali, speciali o punitivi derivanti dall’utilizzo o dalla mancata disponibilità delle Informazioni Riservate.

9. Rimedi
9.1 La Parte Ricevente riconosce che la violazione del presente Accordo può causare un danno irreparabile alla Parte Divulgante e che quest’ultima avrà diritto, oltre al risarcimento dei danni, a provvedimenti ingiuntivi, misure cautelari e altre misure equitable per prevenire o porre fine a tali violazioni.

10. Nessun obbligo di transazione
10.1 Il presente Accordo non costituisce, e non sarà interpretato come, un impegno vincolante delle Parti a concludere la Operazione o qualsiasi altra intesa commerciale, salvo che le Parti sottoscrivano espressamente un accordo separato in proposito.

11. Cessione
11.1 Nessuna delle Parti potrà cedere o trasferire i diritti e gli obblighi derivanti dal presente Accordo senza il preventivo consenso scritto dell’altra Parte, salvo che la Parte Divulgante possa cedere il presente Accordo in occasione di fusione, adesione societaria o vendita della totalità o della maggior parte dei propri asset, fermo obbligo di comunicazione alla Parte Ricevente.

12. Legge applicabile e foro competente
12.1 Il presente Accordo è regolato dalla legge italiana.
12.2 Per ogni controversia derivante dal presente Accordo o ad esso relativa sarà competente in via esclusiva il Foro di ___________, salvo diversa inderogabile disposizione di legge.

13. Varie
13.1 Comunicazioni: ogni comunicazione fra le Parti dovrà essere effettuata per iscritto e inviata agli indirizzi indicati nel presente Accordo o a quelli successivamente comunicati per iscritto.
13.2 Intero accordo: il presente Accordo costituisce l’intero accordo tra le Parti in materia di riservatezza connessa alla Finalità e sostituisce ogni accordo, intesa o pattuizione precedente, orale o scritta.
13.3 Modifiche: qualsiasi modifica al presente Accordo sarà valida solo se effettuata per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
13.4 Invalidità parziale: qualora una qualsiasi disposizione del presente Accordo sia ritenuta invalida o inapplicabile, le restanti disposizioni rimarranno pienamente valide ed efficaci.

IN FEDE DI CHE, le Parti sottoscrivono il presente Accordo in data ___________.

Per la Parte Divulgante:
Nome: ___________
Titolo: ___________
Firma: ___________

Per la Parte Ricevente:
Nome: ___________
Titolo: ___________
Firma: ___________