Fac simile accordo di riservatezza per soci consiglio direttivo associazione​

Nel lavoro quotidiano di un consiglio direttivo, la riservatezza non è solo buona pratica: è uno strumento essenziale per tutelare attività, membri e l’integrità stessa dell’associazione. Questa guida breve ti accompagnerà passo dopo passo nella redazione di un accordo di riservatezza pensato per i soci del consiglio direttivo, illustrando quali contenuti includere, come bilanciare trasparenza e protezione delle informazioni, e come adeguare il testo a obblighi normativi (in particolare privacy e responsabilità fiduciarie). Troverai suggerimenti pratici su definizioni chiave, durata, esclusioni, responsabilità e rimedi in caso di violazione, oltre a indicazioni per integrare l’accordo nello statuto e nelle procedure interne dell’associazione. L’obiettivo è offrirti uno schema chiaro e applicabile, facilmente personalizzabile alle dimensioni e alla natura della tua realtà associativa.

Come scrivere accordo di riservatezza per soci consiglio direttivo associazione​

Per redigere un accordo di riservatezza destinato ai soci del consiglio direttivo di un’associazione è importante partire da una struttura chiara e da un linguaggio accessibile, evitando termini eccessivamente tecnici che possano creare ambiguità. L’accordo deve innanzitutto identificare con precisione le parti coinvolte: l’associazione, indicata come proprietaria o divulgatrice delle informazioni riservate, e il singolo membro del consiglio direttivo in qualità di destinatario obbligato alla confidenzialità. È utile prevedere una dichiarazione introduttiva che inquadri lo scopo dell’accordo, specificando che le informazioni scambiate nell’esercizio delle funzioni di governance sono vitali per l’attività associativa e che la protezione di tali informazioni è essenziale per tutelare l’associazione, i suoi membri e i terzi interessati.

La definizione di “informazioni riservate” richiede attenzione: deve essere sufficientemente ampia da includere documenti scritti, dati elettronici, comunicazioni verbali, minute delle riunioni non pubbliche, piani strategici, rendicontazioni finanziarie preliminari, elenchi di soci o donatori, offerte in trattativa e qualsiasi contenuto contrassegnato come riservato. Al contempo, per evitare una formulazione eccessivamente vaga che rischi l’inefficacia, è opportuno prevedere clausole che escludano espressamente le informazioni già di pubblico dominio al momento della divulgazione, quelle legittimamente in possesso del destinatario senza obbligo di riservatezza, e quelle che il destinatario riceva in seguito da terzi liberi da vincoli. Si può inserire una specifica riguardante informazioni orali che richiedono una conferma scritta per essere considerate riservate, in modo da limitare contestazioni future.

L’oggetto dell’obbligo va formulato distinguendo chiaramente l’obbligo di non divulgazione dall’obbligo di non uso: il membro deve impegnarsi a non rivelare le informazioni riservate a terzi e a non utilizzarle per fini personali o estranei alle sue funzioni statutarie, limitando l’impiego esclusivamente alle attività inerenti all’esercizio delle cariche associative. È altresì consigliabile prevedere la possibilità di concedere accesso, a determinate condizioni, a consulenti esterni o collaboratori chiaramente identificati, subordinando tale divulgazione a un obbligo scritto di riservatezza da parte del soggetto terzo e mantenendo la responsabilità in capo al socio che ha effettuato la comunicazione.

La durata dell’obbligo di riservatezza deve essere bilanciata: per alcune tipologie di informazioni sensibili, come i segreti commerciali o i dati personali, l’obbligo dovrebbe perdurare in modo indefinito o finché l’informazione non entri nel pubblico dominio senza colpa del destinatario; per altre informazioni operative, può essere ragionevole stabilire un termine temporale specifico, ad esempio alcuni anni dalla cessazione dell’incarico. È essenziale prevedere una clausola di “survival” che specifichi la sopravvivenza delle disposizioni di riservatezza oltre la cessazione del mandato direttivo.

Deve essere considerata la disciplina delle eccezioni legali: il testo dovrebbe autorizzare il socio a divulgare informazioni qualora sia obbligato da norme di legge, provvedimenti giudiziali o richieste di autorità pubbliche, con l’onere di informare tempestivamente l’associazione prima di procedere alla divulgazione, in modo che questa possa adottare misure protettive o opporsi ove possibile. È opportuno prevedere procedure interne per gestire richieste obbligatorie di divulgazione, incluse comunicazioni formali e tempi di reazione.

Per la tutela pratica delle informazioni vanno disciplinate modalità concrete di custodia, riproduzione e restituzione o distruzione dei materiali. L’accordo dovrebbe impegnare il socio a conservare con cura i documenti e i supporti elettronici, a non copiarli se non strettamente necessario per l’esercizio delle funzioni, e a restituirli o distruggerli su richiesta dell’associazione, con la possibilità di richiedere una dichiarazione di avvenuta distruzione. È utile disciplinare il trattamento degli archivi digitali, prevedendo l’obbligo di cancellazione sicura dei file e la gestione delle credenziali di accesso.

La tutela dei dati personali merita una menzione specifica, soprattutto in ambito italiano ed europeo: l’accordo deve richiamare il rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali (in particolare il Regolamento UE 2016/679), prevedendo che il trattamento di dati personali sia effettuato solo nei limiti e con le misure di sicurezza previste dalla legge, e specificando eventuali responsabilità in caso di violazione. Ciò comprende l’adozione di misure tecniche e organizzative, la limitazione dell’accesso ai dati e l’obbligo di segnalare tempestivamente eventuali violazioni di sicurezza.

Sul piano delle conseguenze di una violazione, l’accordo dovrebbe prevedere rimedi efficaci ma proporzionati. È corretto riconoscere all’associazione la possibilità di richiedere misure cautelari e ingiuntive, oltre al risarcimento dei danni effettivi e, se concordato, una clausola penale o liquidatoria che stabilisca importi predeterminati per violazioni specifiche. Occorre però fare attenzione a non inserire patti eccessivamente punitivi che possano essere considerati nulli o irragionevoli. Può risultare utile includere anche una clausola sulle spese legali, prevedendo che la parte vittoriosa in una controversia possa ottenere il rimborso dei costi sostenuti per far valere i propri diritti.

Aspetti procedurali come la modifica dell’accordo, la separabilità delle clausole invalidi, la non rinuncia e la legge applicabile e il foro competente vanno disciplinati con formule chiare: prevedere che ogni modifica sia fatta per iscritto e sottoscritta dalle parti, che l’invalidità di una singola disposizione non annulli l’intero accordo, che l’eventuale mancata esecuzione di un diritto non costituisca rinuncia, e indicare la normativa nazionale applicabile e il tribunale competente o, se preferito, una procedura di mediazione/ADR prima di adire le vie legali.

Infine, il linguaggio dovrebbe essere pragmatico e conforme allo statuto dell’associazione: il rispetto delle norme statutarie e dei doveri fiduciari del consigliere deve essere richiamato, evitando conflitti tra l’accordo e le disposizioni statutarie o di legge. Prima di adottare il testo definitivo è consigliabile farlo revisionare da un consulente legale esperto in diritto associativo e protezione dei dati, in modo da adeguarlo al contesto specifico, alla natura delle informazioni trattate e alla normativa vigente. Dopo la predisposizione, assicurarsi che ogni socio del consiglio firmi l’accordo in formato datato e che l’associazione conservi copia firmata nell’archivio ufficiale.

Modello accordo di riservatezza per soci consiglio direttivo associazione​

ACCORDO DI RISERVATEZZA

Tra:
1) _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Associazione” o “Parte Discloser”);

e

2) _____________, nato/a il _____________ a _____________, residente in _____________, codice fiscale _____________, in qualità di socio / membro del Consiglio Direttivo dell’Associazione (di seguito “Membro” o “Parte Ricevente”);

congiuntamente indicate “Parti” e singolarmente “Parte”.

Premesso che:
A. L’Associazione intende condividere con il Membro informazioni non pubbliche e confidenziali relative alla gestione associativa, all’attività del Consiglio Direttivo e ad altri aspetti dell’Associazione;
B. Le Parti desiderano disciplinare la protezione e l’uso di tali informazioni riservate;

si conviene quanto segue.

1. Definizioni
1.1 “Informazioni Riservate” indica tutte le informazioni, indipendentemente dalla forma (orale, scritta, elettronica o altra), relative all’Associazione o alle sue attività, comprese a titolo esemplificativo e non esaustivo: bilanci, dati finanziari, piani strategici, documentazione associativa, verbali delle riunioni del Consiglio Direttivo, elenchi di soci e donatori, dati personali dei soci, progetti, programmi, contratti, modalità operative, know-how, segreti commerciali e ogni altra informazione che, per la sua natura o per la sua divulgazione, debba ragionevolmente essere considerata riservata.

1.2 Sono escluse dalle Informazioni Riservate le informazioni che: (i) sono o diventano di pubblico dominio senza violazione del presente accordo da parte della Parte Ricevente; (ii) erano legittimamente in possesso della Parte Ricevente prima della loro comunicazione da parte dell’Associazione; (iii) sono legittimamente ricevute da terzi senza obbligo di riservatezza; (iv) sono sviluppate in modo indipendente dalla Parte Ricevente senza uso o riferimento alle Informazioni Riservate dell’Associazione; (v) devono essere divulgate per legge, ordine di autorità competente o richiesta giudiziaria, purché la Parte Ricevente dia tempestiva comunicazione scritta all’Associazione per consentire, ove possibile, l’adozione di misure di tutela.

2. Obblighi della Parte Ricevente
2.1 La Parte Ricevente si impegna a:
a) trattare le Informazioni Riservate con la massima riservatezza e con almeno la medesima cura che riserva alle proprie informazioni di natura confidenziale, comunque non inferiore a una ragionevole diligenza;
b) utilizzare le Informazioni Riservate esclusivamente per l’espletamento delle proprie funzioni e responsabilità connesse alla qualità di socio/membro del Consiglio Direttivo dell’Associazione e per nessun altro scopo;
c) non riprodurre, divulgare, pubblicare, comunicare o trasferire, in tutto o in parte, le Informazioni Riservate a terzi senza il previo consenso scritto dell’Associazione, salvo quanto previsto al successivo punto 2.2;
d) limitare l’accesso alle Informazioni Riservate esclusivamente ai propri collaboratori o consulenti interni che hanno effettiva necessità di conoscerle per le finalità indicate e a condizione che tali persone siano vincolate da obblighi di riservatezza almeno pari a quelli previsti dal presente accordo.

2.2 La Parte Ricevente è autorizzata a divulgare Informazioni Riservate a terzi solo se: (i) ciò è necessario per l’adempimento di obblighi strettamente connessi alla gestione associativa; e (ii) il terzo destinatario sia previamente vincolato a obblighi di riservatezza almeno equivalenti a quelli del presente accordo o la Parte Ricevente ottenga il preventivo consenso scritto dell’Associazione.

3. Durata dell’obbligo di riservatezza
3.1 Le obbligazioni di riservatezza di cui al presente accordo decorrono dalla data di sottoscrizione del presente documento e resteranno in vigore per tutta la durata della carica di Membro e per un periodo di _____________ anni successivi al suo scioglimento, cessazione o dimissione, salvo diversa disposizione di legge.

4. Restituzione o distruzione delle informazioni
4.1 Su richiesta scritta dell’Associazione o alla cessazione della carica del Membro, la Parte Ricevente dovrà, a scelta dell’Associazione, restituire o distruggere immediatamente tutte le Informazioni Riservate in suo possesso, incluse tutte le copie, estratti, riassunti e riproduzioni, e dovrà fornire conferma scritta dell’avvenuta restituzione o distruzione.

5. Diritti di proprietà
5.1 Le Informazioni Riservate e ogni diritto di proprietà intellettuale ad esse connesso rimangono di esclusiva proprietà dell’Associazione. Nessuna licenza o diritto, implicito o esplicito, è concesso alla Parte Ricevente in relazione a tali diritti, salvo quanto espressamente previsto nel presente accordo.

6. Obblighi di comunicazione per violazioni
6.1 La Parte Ricevente dovrà notificare immediatamente per iscritto l’Associazione nel caso in cui venga a conoscenza di qualsiasi uso o divulgazione non autorizzata delle Informazioni Riservate o di qualsiasi altra violazione del presente accordo, fornendo tutte le informazioni necessarie per consentire all’Associazione di valutare la violazione e di porre in essere le opportune azioni correttive.

7. Rimedi
7.1 La Parte Ricevente riconosce che le violazioni del presente accordo possono causare danni irreparabili all’Associazione e che, in caso di violazione o minaccia di violazione, l’Associazione avrà diritto, oltre a ogni altro rimedio previsto dalla legge, a richiedere misure ingiuntive o cautelari senza obbligo di prestare cauzione.

8. Indennizzo
8.1 La Parte Ricevente si impegna a tenere indenne e manlevare l’Associazione da qualsiasi perdita, danno, costo o spesa (incluse le spese legali) derivante da violazioni del presente accordo imputabili alla Parte Ricevente o alle persone alle quali la Parte Ricevente abbia divulgato le Informazioni Riservate in violazione del presente accordo.

9. Comunicazioni
9.1 Ogni comunicazione tra le Parti relativa al presente accordo dovrà essere effettuata per iscritto e inviata ai seguenti indirizzi:
– Per l’Associazione: _____________, indirizzo e-mail _____________, PEC _____________;
– Per il Membro: _____________, indirizzo e-mail _____________, telefono _____________.

10. Clausole generali
10.1 Accordo completo: Il presente accordo costituisce l’intero accordo tra le Parti in relazione all’oggetto e sostituisce ogni precedente intesa, verbale o scritta.
10.2 Modifiche: Qualsiasi modifica al presente accordo dovrà essere resa per iscritto e sottoscritta da entrambe le Parti.
10.3 Nullità parziale: Qualora una qualsiasi disposizione del presente accordo sia ritenuta invalida, illegale o inapplicabile, le restanti disposizioni resteranno pienamente valide ed efficaci.
10.4 Cessione: La Parte Ricevente non potrà cedere o trasferire, in tutto o in parte, i propri diritti o obblighi derivanti dal presente accordo senza il previo consenso scritto dell’Associazione.

11. Legge applicabile e foro competente
11.1 Il presente accordo è regolato dalla legge italiana.
11.2 Per qualsiasi controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione del presente accordo, le Parti eleggono quale foro competente esclusivo il Tribunale di _____________, salvo diverso accordo obbligatorio di legge.

Letto, approvato e sottoscritto.

Data: _____________

Per l’Associazione
Nome: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _______________________

Il Membro / Consigliere
Nome: _____________
Qualifica: Membro del Consiglio Direttivo
Firma: _______________________