Fac simile accordo ferie durante preavviso

Durante il periodo di preavviso la gestione delle ferie richiede particolare attenzione: le scelte fatte in quei giorni possono influire su retribuzioni, obblighi contrattuali e possibilità di contestazioni future. Un accordo scritto e chiaro tra datore di lavoro e dipendente aiuta a evitare incomprensioni, garantisce il rispetto della normativa vigente e tutela entrambe le parti.

Questa guida accompagna passo passo nella redazione di un accordo ferie valido durante il preavviso, evidenziando i punti essenziali da inserire — periodi, numero di giorni, modalità di fruizione o indennizzo, e clausole di responsabilità — e fornendo suggerimenti pratici per adattarlo a diversi contratti e situazioni aziendali. Seguire poche regole di chiarezza formale e conformità legale permette di concludere il rapporto in modo ordinato e senza contestazioni.

Come scrivere un accordo ferie durante preavviso

Quando un rapporto di lavoro giunge al termine e permangono giorni di ferie non goduti, redigere un accordo che disciplini la fruizione delle ferie durante il periodo di preavviso richiede precisione, chiarezza e attenzione sia agli aspetti sostanziali che procedurali. L’obiettivo dell’accordo è evitare ambiguità su quando il preavviso inizia e termina, come vengono computate le ferie residue, se le ferie scorrono durante il preavviso o se devono essere compensate in denaro, e quale sarà l’effetto di eventuali festività o permessi già programmati. Prima di mettere mano al testo è fondamentale verificare la normativa nazionale e gli eventuali contratti collettivi applicabili, perché molte regole sono inderogabili e determinano ciò che è possibile concordare tra le parti; va anche considerato che in alcuni ordinamenti il datore non può sempre imporre la fruizione delle ferie durante il preavviso senza un preavviso minimo.

Nella stesura bisogna partire dall’identificazione chiara delle parti, della data di comunicazione del recesso e della durata e natura del preavviso: specificare la data in cui il preavviso decorre consente di chiudere ogni dubbio sull’efficacia dell’accordo. Successivamente si definisce la posizione delle ferie residue: l’accordo dovrebbe indicare esplicitamente il numero di giorni di ferie maturati e non goduti al momento della comunicazione, la formula di calcolo utilizzata per verificarne la consistenza e la modalità con cui tali giorni saranno fruiti. È utile che il testo indichi se le ferie saranno effettivamente fruite durante il periodo di preavviso, ad esempio “le parti convengono che il lavoratore usufruirà di X giorni di ferie residue dal giorno A al giorno B, periodo durante il quale il rapporto si considera scontato”, oppure se si opta per l’indennità sostitutiva, con una clausola del tipo “le eventuali ferie residue pari a X giorni saranno liquidate a titolo di indennità sostitutiva nella busta paga finale, calcolata in base alla retribuzione dovuta al momento della cessazione”. Quando si prevede la fruizione delle ferie all’interno del preavviso, è importante dichiarare espressamente se tale fruizione interrompe o coincide con il decorso del preavviso stesso: alcune formulazioni utili possono chiarire che la fruizione delle ferie è computata nel periodo di preavviso, evitando così contestazioni sulla necessità di prolungare il rapporto per gli eventuali giorni di vacanza.

Il criterio di calcolo della retribuzione delle ferie non godute è un punto cruciale. Il testo dell’accordo dovrebbe specificare la base di calcolo adottata — retribuzione mensile lorda, media delle retribuzioni variabili degli ultimi mesi, compensi accessori da includere — e la formula: ad esempio, la somma imponibile mensile divisa per il numero di giorni medi mensili e moltiplicata per i giorni di ferie non fruiti, oppure la media giornaliera delle retribuzioni degli ultimi tre mesi. Se sono previste mensilità aggiuntive, indennità o componenti variabili che incidono sulla media, è fondamentale elencare esplicitamente quali voci vengono considerate nella base di calcolo. È inoltre opportuno affrontare la gestione di festività e giorni non lavorativi che si interpongono alla fruizione delle ferie: chiarire se tali giorni interrompono o meno il conteggio delle ferie evita future dispute.

Un accordo ben scritto deve prevedere la dichiarazione di rinuncia a future contestazioni relativamente ai giorni di ferie e al calcolo effettuato, specie quando si prevede la corresponsione dell’indennità sostitutiva. Una clausola di chiusura potrebbe quindi precisare che, con il pagamento concordato e la sottoscrizione dell’accordo, il lavoratore dichiara di non avere ulteriori crediti in relazione alle ferie maturate fino a quella data. Tuttavia, tale rinuncia non può comprimere i diritti previsti per legge o dal contratto collettivo: è buona pratica inserire una frase che tenga conto della compatibilità con le norme imperative applicabili, per evitare che una clausola nulla comprometta l’intero accordo.

Dal punto di vista pratico, il testo dovrebbe dettagliare le modalità operative: chi comunica l’inizio delle ferie, con quale preavviso, e quale documentazione costituisce prova dell’accordo. È consigliabile indicare la modalità di notifica dell’accordo e la richiesta di firma su copia per ricevuta; in caso di invio telematico, la conservazione dell’email con ricevuta di avvenuta lettura o una PEC (se prevista dal sistema giuridico) fornisce una prova solida. Non trascurare la clausola sulla gestione di eventuali modifiche: prevedere che ogni variazione debba essere pattuita per iscritto evita fraintendimenti verbali.

Nella stesura linguistica è preferibile usare termini chiari e privi di ambiguità: indicare giorni di calendario o giorni lavorativi, specificare se i conteggi tengono conto di turni, pause o contratti a tempo parziale, evitare locuzioni vaghe come “nei tempi opportuni”. L’adozione di esempi numerici nel testo può aiutare a rendere trasparente il calcolo, ad esempio mostrando come si perviene all’importo netto da corrispondere, ma sempre accompagnando l’esempio con la formula effettiva che verrà applicata. Se il rapporto prevede clausole speciali, come indennità per lavoro straordinario o maggiorazioni, occorre chiarire se esse fanno parte della base di calcolo.

È opportuno infine prevedere gli aspetti finali del rapporto: indicare la data effettiva di cessazione, la consegna della busta paga finale e la modalità con cui avverrà il pagamento dell’indennità sostitutiva, insieme all’impegno del lavoratore alla restituzione di beni aziendali e all’adempimento di eventuali obblighi di riservatezza se rilevanti. Concludere l’accordo con la firma di entrambe le parti e la data è necessario per la sua efficacia e per la tracciabilità; conservare copie in formato cartaceo e digitale nella documentazione aziendale e personale consente di tutelarsi in caso di contestazioni successive.

Per garantire la validità e l’efficacia dell’accordo è sempre consigliabile farlo verificare da un consulente del lavoro o da un avvocato esperto in diritto del lavoro, soprattutto quando vi sono componenti retributive variabili, rapporti a tempo parziale o clausole contrattuali collettive specifiche. Un testo chiaro, trasparente e conforme alla normativa riduce il rischio di contenziosi e facilita una chiusura del rapporto professionale rispettosa per entrambe le parti.

Modello accordo ferie durante preavviso

ACCORDO PER LA FRUIZIONE DELLE FERIE DURANTE IL PERIODO DI PREAVVISO

Tra
Il Datore di lavoro: _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, rappresentato da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Datore”);
e
Il Lavoratore: _____________, nato a _____________ il _____________, residente in _____________, codice fiscale _____________, in forza del contratto di lavoro di tipo _____________ in data _____________ (di seguito “Lavoratore”);

Premesso che
– Il rapporto di lavoro tra le parti è regolato dal contratto sopra indicato e dal contratto collettivo applicabile: _____________;
– In data _____________ è stata comunicate la volontà di recesso/preavviso da parte di _____________ con decorrenza del periodo di preavviso a partire dal _____________ e termine previsto il _____________;
– Il Lavoratore risulta avere un residuo di ferie maturate e non godute pari a _____________ giorni alla data odierna;

Tutto ciò premesso, si conviene e si stipula quanto segue.

Art. 1 – Oggetto
Il presente accordo disciplina la fruizione delle ferie spettanti al Lavoratore durante il periodo di preavviso sopra indicato.

Art. 2 – Periodo di fruizione delle ferie
Il Lavoratore fruirà delle ferie per un totale di _____________ giorni, con decorrenza dal _____________ al _____________. Le ferie di cui sopra saranno considerate fruite integralmente nel periodo di preavviso.

Art. 3 – Effetti sul termine di cessazione del rapporto
Le parti concordano che il periodo di ferie indicato all’art. 2 determinerà la cessazione del rapporto di lavoro in data _____________. (In alternativa: Le parti concordano che la fruizione delle ferie non modifica la data di cessazione del rapporto, che rimane fissata al _____________.)

Art. 4 – Trattamento economico
Il trattamento retributivo spettante per il periodo di ferie sarà corrisposto secondo le ordinarie modalità di paga; eventuali indennità per ferie non godute al momento della cessazione saranno liquidate nella busta paga finale, per un importo di _____________ euro, salvo diverso conteggio.

Art. 5 – Obblighi del Lavoratore
Il Lavoratore si impegna a restituire, entro e non oltre la data di cessazione del rapporto, tutto il materiale e la documentazione aziendale in suo possesso, in particolare: _____________. Eventuali chiavi, dispositivi e/o strumenti aziendali dovranno essere riconsegnati in data _____________.

Art. 6 – Nulla osta e rinunce
Con la sottoscrizione del presente accordo le parti dichiarano di avere regolato ogni questione relativa al periodo di preavviso e alla fruizione delle ferie come sopra indicato; salvo quanto espressamente previsto nel presente accordo, le parti si danno reciproca liberatoria per quanto attiene il periodo oggetto del presente accordo.

Art. 7 – Trattamento dei dati personali
I dati personali contenuti nel presente accordo saranno trattati conformemente alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali.

Art. 8 – Legge applicabile e foro competente
Il presente accordo è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa all’interpretazione, esecuzione e validità del presente accordo sarà competente il Foro di _____________.

Letto, approvato e sottoscritto.

Luogo e data: _____________

Per il Datore di lavoro
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________

Per il Lavoratore
Nome: _____________
Firma: _____________